انتخاب سوالات مناسب برای مصاحبه، نقش موثری در استخدام افراد مناسب و حذف متقاضیان نامتناسب دارد

مدیران و مسئولان استخدام، ساعتهای بیشماری از وقت خود را برای پرسیدن سوالات استخدامی از متقاضیان شغلی تلف می کنند و در نهایت، بسیاری از افرادی که استخدام می شوند تو زرد از آب در می آیند و به شرکت لطمه می زنند.

کاری که غالب مدیران انجام نمی دهند این است که از پرسیدن سوالاتی مانند «چرا باید شما را استخدام کنیم» به سوی سوالات رفتاری که ابهام را حذف می کنند و به ریشه پاسخی که به دنبال آن هستند می پردازند هجرت نمی کنند. پیچیده بود؟ توضیح می دهیم.

مصاحبه های رفتاری

مصاحبه های رفتاری روی عملکرد گذشته به عنوان بهترین پیش بینی کننده عملکرد آینده تاکید می کنند. اساساً، هنگامی که سوالات رفتاری می پرسید، دیگر بر پایه مفروضات سوال نمی کنید، بلکه سوالاتی می پرسید که باید بر اساس واقعیات به آنها پاسخ داده شود.

تفاوت اینجا است: به جای آنکه مسئول استخدام از متقاضی بپرسد که اگر فلان شرایط رخ می داد چکار می کرد، از او سوال می کند که در فلان شرایط چه رفتاری از خود نشان داده است.

مصاحبه کننده سوال می پرسد و کندوکاو می کند (مثل پیاز، لایه به لایه جلو می رود)، درباره جزئیات می پرسد، و به متقاضی اجازه نمی دهد که کلی صحبت کند یا به نظریه پردازی بپردازد.

این مزیتی را برای مسئول مصاحبه فراهم می کند؛ متقاضی فرصتی برای بیان داستان هایی که احتمالا از قبل آماده کرده یا پاسخ های متداول پیدا نمی کند.

۲۰ سوال برای ارزیابی انگیزه

اگر شرکت شما برای کارکنانی که طبیعت و نگرش کارآفرینانه ای دارند ارزش قائل است، دست به کار شوید و زاویه دید خود را از نظری به عملی تغییر بدهید. موارد زیر ۲۰ سوال رفتاری هستند که استفاده از آنها می تواند پاسخ های روشنگرانه ای را در اختیار شما قرار بدهد و شما را در مسیر پیداکردن کارکنانی که انگیزه بی نظیری برای جایگاه شغلی مورد نظر دارند قرار دهد:

1. گاهی امکان دارد که حجم کاری شما غیرقابل مدیریت شود. موقعیتی را توصیف کنید که متوجه شدید که نمی توانید چند پروژه را به موقع تحویل بدهید. در این رابطه چه کاری انجام دادید؟
2. درباره یکی از ایده های خود صحبت کنید که مستلزم مشارکت همکارانتان بود و باعث بهبود کسب و کار شد.
3. هنگامی که در شغل قبلی خود وقت اضافی داشتید، چگونه از این زمان برای کارآمدتر کردن و افزایش بازده خود استفاده می کردید؟
4. گاهی از شما خواسته خواهد شد که کارهای متعددی را به طور همزمان انجام بدهید. چگونه تصمیم می گیریدکه کدام از همه مهتر است و چرا؟
5. درباره موقعیتی صحبت کنید که متوجه یک مشکل در یک فرآیند شدید و توضیح بدهید که چه گام هایی را برای حل مشکل برداشتید؟
6. چه فرآیندها یا تکنیک هایی را برای آسانتر کردن یا کارآمدتر کردن کار یاد گرفته اید؟ چگونه آنها را کشف کردید و چگونه ایده های خود را به مرحله اجرا در آوردید؟
7. یک نمونه از ایده های تازه که در طول شش ماه گذشته به رئیس خود ارائه کرده اید را بیان کنید. مراحلی که برای اجرای آن ایده پشت سر گذاشتید را توضیح بدهید.
8. موقعیتی را شرح بدهید که طی آن برای انجام کار از انتظارات رئیس خود هم فراتر رفته اید.
9. در مورد زمانی صحبت کنید که یک رویکرد جدید، نامتعارف یا متفاوت برای رسیدگی به یک مساله یا مسئولیت پیدا کردید.
10. در مورد پروژه یا ایده ای صحبت کنید که عمدتاً به خاطر تلاش های شما با موفقیت پیاده یا اجرا شده است.
11. هنگامی که برای دستیابی به یک هدف با موانع زیادی روبرو می شوید، چه واکنشی نشان می دهید؟ چگونه بر موانع غلبه می کنید؟
12. همه در محل کار، روزهای خوب و بدی دارند. یک روز واقعا خوب را به خاطر بیاورید و توضیح بدهید که چرا آن روز، روز خوبی بود.
13. هنگامی که با مانعی بر سر راه رسیدن به اهداف روبرو می شوید، چگونه انگیزه خود را حفظ می کنید؟ روش تان را توضیح بدهید.
14. اگر متوجه شوید که با تیمی همکاری می کنید که انگیزه ای ندارند، شما چطور انگیزه خودتان را حفظ می کنید و به بقیه انگیزه می دهید؟
15. محیط یا فرهنگ کاری که در آن بیشتر راحت و کارآمد هستید را توصیف کنید.
16. درباره شغلی صحبت کنید که بیش از همه رضایت شما را برآورده می کرد. عکس آن چطور؟ دلیل اینکه این مشاغل را دوست داشتید یا از آنها بیزار بودید چه بود؟
17. برای زندگی خود چه اهدافی -و از جمله اهداف شغلی- را تعیین کرده اید؟
18. موقعیتی را توصیف کنید که طی آن روی کسی تاثیر مثبتی گذاشته اید. چه کاری انجام دادید؟ واکنش طرف مقابل چه بود؟ به نظر شما چرا چیزی که رخ داد، رخ داد؟
19. سبک کاری مورد علاقه شما چیست؟ ترجیح می دهید که به تنهایی یا به عنوان عضوی از یک تیم کار کنید؟ اگر بتوانید انتخاب کنید، چند درصد از وقت خود را به هر یک اختصاص می دهید؟
20. اعمال و رفتاری از رئیس یا ناظر قبلی/فعلی خود را شرح بدهید که واکنش شما نسبت به آنها کارامدی و بازده بیشتر بوده است؟

هنگامی که پاسخ هایی که دریافت می کنید را مد نظر قرار می دهید، باید به چندین مولفه توجه کنید: چه چیزی به متقاضی انگیزه می دهد؟ کدام محیط کار انگیزه او را تقویت می کند؟ آیا محیط کاری شما با نیازهای متقاضی برای اینکه خودانگیخته باشد و خودش در کارها پیشگام شود هماهنگ است؟

تمایلات، انگیزه ها و سرسختی متقاضی باید با شغل مورد نظر مطابقت داشته باشد. به عنوان مثال، استخدام فردی که بیشتر از کار انفرادی لذت می برد برای شغلی که انجام آن مستلزم همکاری موثر با دیگران است منطقی نخواهد بود.

غالبا بهتر است به سرنخ هایی در پاسخ های متقاضی دقت کنید که به وضوح نشان می دهند که همّ و غمّ او کمک به دیگران، خلاقیت، آغاز و به سرانجام رساندن و انجام هر کاری است که برای موفقیت و بهترشدن تیم لازم است.

موقعی که قصد داریم فرد یا افرادی را برای کاری در شرکت، سازمان و نظیر آن استخدام کنیم، سر خود را با پیدا کردن سوالات استخدامی یا رویه های رسمی گرم می کنیم و به دنبال این هستیم که افرادی با درجه مدرک بالا استخدام کنیم اما اگر می خواهید فردی استخدام کنید که کارایی واقعا بالایی دارد، قبل از اینکه وارد پروسه استخدام شوید گام های زیر را طی کنید. گویا آی تی با بررسی مشکلات بعد از استخدام کارکنان به این نتیجه رسیده است که می توان با یک جهت گیری اصولی، مشکلات را به حداقل رساند. این سوالات را از این پنجره با شما در میان می گذاریم.
اول: از متقاضی چه انتظاراتی دارم؟

برای پاسخ دادن به این سوال باید به کاری که او می خواهد انجام دهد اشراف کامل داشته باشید تا بتوانید فردی توانمند برای سمت مورد نظر انتخاب کنید. حالا به فرض اینکه از این سمت کاملا سر در می آورید، فرد باید ۳ مهارت حرفه ای برای این کار داشته باشد. این سه مهارت چیست؟ سه انتظاری که از فرد دارید را بنویسید و روی آن تاکید داشته باشید.

 دوم: آیا کارمندان باید از اخلاق خاصی برخوردار باشند؟

مسلما افرادی که در جای جای شرکت، قرار می گیرند، به تناسب وظیفه ای که دارند باید ویژگی های شخصیتی خاصی داشته باشند. مثلا حسابدار باید دقت و صداقت داشته باشد. یا اینکه افرادی که با مشتری ها سرو کار دارد باید صبور و خوش اخلاق و خوش برخورد باشد. یا اینکه آبدارچی باید تمیز باشد و به نظافت اهمیت دهد. ببینید که برای هر بخشی که قرار است استخدام صورت بگیرد، از نظر اخلاقی و رفتاری و اجتماعی فرد باید چه ویژگی هایی داشته باشد.

سوم: روش های تشخیص خلقیات را بیاموزید

برای اینکه فرد مناسب با گزینه قبل را استخدام کنید باید بتوانید این خلقیات و روحیات را شناسایی کنید. برای این کار می توانید مطالعه کنید، زبان بدن را یاد بگیرید و با مشاور خاص صحبت کنید. حتی می توانید آن ها را برای تست روانشناسی نزد یک روانشناس مشهور بفرستید و نتیجه را از ایشان دریافت کنید.

چهارم: شمار افراد مصاحبه شونده را مشخص کنید

خوب است ابتدای امر مشخص کنید که باید با چند نفر مصاحبه داشته باشید. فرض می کنیم که قرار است با ۴۰نفر مصاحبه کنید تا فرد مورد نظرتان را بیابید و گزینش کنید. اگر در وسط راه با مصاحبه از ۳۰ نفر افراد مورد نظر خود را یافتید، عملیات مصاحبه را قطع نکنید. بهتر است که شمار افراد را به رقم مورد نظر برسانید چرا که ممکن است افراد لایق تر و بهتری هنوز در راه باشند.

پنجم: چه کسانی در پروسه جذب باید دخیل باشند؟

دقت کنید که برای چه بخشی قرار است فرد را استخدام کنید. حالا از خودتان بپرسید در این سمت چه کسی توانمندی این را دارد که افراد کاری را به شما معرفی کند. اگر در این حوزه با متخصص خاصی ارتباط کاری یا دوستانه دارید از وی بخواهید که در مورد افراد نظر دهی کند و در نهایت با دیدگاه وی نیز، افراد را بسنجید و نهایتا فرد مناسب را استخدام کنید. هرگز خودتان اولین و آخرین تصمیم گیرنده نباشید. همیشه مشورت به سود شما تمام می شود البته اگر با افراد درست مشورت کنید.

ششم: به ارزیابی ۴ مرحله ای فکر کنید

برای اینکه پروسه استخدام و گزینش، روال طبیعی خود را دنبال کند شما مستلزم این هستید که مراحل استخدام را توسعه دهید. این به جدیت بیشتر کارمندان نیز کمک می کند. برای این مورد بهتر است از فرآیند ۴ مرحله ای استفاده کنید. اولین مرحله مربوط به زمانی است که با فرد به صورت تلفنی صحبت می کنید و کم و کیف ابتدایی فرد را می سنجید. در مرحله دوم فرد باید یک درخواست نامه و پرسش نامه را پر کند. در صورتی که این پرسش نامه از نظر شما قابل قبول باشد باید وی را به صورت حضوری مطالبه کرده و با وی صحبت حضوری داشته باشید. اگر فرد از فیلتر شماره ۳ عبور کند، می توانید وی را در مرحله ۴ ام، برای یک روز یا هفته کاری، به استخدام آزمایشی درآورید تا عملکرد وی را تست کنید. بدین صورت می توانید او را با خیال راحت استخدام کنید.

هفتم: سوالات ارزیابی را پیش از هر چیز مشخص کنید

پیش از اینکه فراخوان استخدام را ارائه کنید بهتر است که تمام سوالات ۴ مرحله یاد شده را تعیین کنید. برخی ارزیابی ها توسط منشی و یا معاون شما باید صورت بگیرد. این ارزیابی ها مثل مدرک، محل کار، و روش برخورد و صحبت است که از اهمیت بالایی در کسب و کارتان برخوردارند. برای سوالات محدوده امتیازی در نظر بگیرید و به افراد امتیاز دهی کنید و متناسب با امتیازات کیفی و کمی، آن ها را مرحله به مرحله ارتقا دهید.

هشتم: سوالات چقدر در ارزیابی افراد نتیجه بخش هستند؟

سوالاتی که در پرسشنامه یا استخدام حضوری پرسیده می شود باید در کار فرد، دخیل باشند. مثلا قرار نیست با سوالات بی ربط به کسب و کار وی، فرد را اذیت کرد. او مهارتی اموخته و قرار است متناسب با آن مهارت، تلاش خود را روی کار شما پیاده کند پس باید سوالات خاصی بپرسید که به موضوع کاملا ارتباط داشته باشد.

البته برخی سوالات غیر مستقیم به کارایی فرد باز می گردد. مثلا اگر در مورد میزان خواب فرد صحبت کنید باید یک دلیل داشته باشید. فرض می کنیم از فرد در مورد ساعت خواب وی سوال می کنید. اگر او دلیل این سوال را پرسید قطعا شما باید پاسخی قانع کننده داشته باشید. در چنین شرایطی یکی از پاسخ ها می تواند این باشد که افرادی که خوابی کمتر از ۷ ساعت دارند از هوشیاری کافی برخوردار نیستند و در کار زیاد اشتباه می کنند.

نهم: برای هر سوال علتی عقلانی در نظر بگیرید

 بدین صورت می توانید پروسه استخدام را با کیفیت بیشتر و به صورت حرفه ای تر دنبال کنید تا در ادامه موجب پشیمانی خودتان و فرد جذب شده نشوید. بهتر است رویه های اداری و ساختاری شرکت را قبل از استخدام علنی کنید تا افراد خود را با قوانین شما سنجیده و بعد وارد مرحله درخواست استخدام شوند. این کمک می کند که در ادامه انرژی کمتری صرف نصایح، یاد آوری ها مواردی نظیر این کنید.

نظر شما در مورد ۸ نکته ای که در بالا ذکر شد چیست؟ آیا در پروسه استخدام با رویه کنونی مدیران ایرانی مشکل خاصی مشاهده می کنید که نیاز به توجه عمومی دارد؟ آن را با گویا آی تی در میان بگذارید و با انتشار این مطلب روی شبکه های اجتماعی، به نشر عمومی این مطلب کمک کنید.

بزرگترین دغدغه تمامی فارغ التحصیلان و کسانی که در پایان مسیر تحصیل هستند این است که بتوانند شغلی مناسب با رشته تحصیلی خود بیابند و از تحصیل و تجارب خود استفاده برده و به کسب درآمد بپردازند.

اغلب این افراد شاید توانایی و شایستگی های لازم را برای کسب بسیاری شغل ها دارا باشند، اما چیزی که کمبود آن به طور واضح به چشم می آید قابلیت و مهارت فرد در متقاعد نمودن کارفرما به منظور دارا بودن توانایی های لازم جهت  احراز شغل مورد نظر است.

مفهوم ساده توانایی جذب شدن یا استخدام شدن ، یعنی دست یافتن به فرصت شغلی بر اساس مهارت، تجربه، ویژگی ها و شایستگی هایی هر فرد. زیرا این عوامل می تواند بر تصمیم کارفرما اثر بگذارد.

بیشتر افراد بر این باورند که استخدام شدن در یک شغل به معنی تاثیر گذاری بر کارفرما و تصمیم اوست و به این منظور بایستی توانایی ها و مهارت های خاصی توسط فرد وجود داشته باشد و یا بایستی با دارا بودن معرف و به قولی پارتی شغل آینده خود را تضمین نمود.

اما باید بدانید که برای کارفرما بیش از هرچیزی دارا بودن حداقل مهارت های فردی و توانایی های شغلی در کنار تجارب شماست که اهمیت دارد و می تواند راه را برای استخدام شما باز نماید. هر چند ممکن است برخی از کارفرمایان کلیشه هایی نیز داشته باشند. در هر صورت برای ورود باید تلاش کنید. موقعیت ها محدود به یک دوره زمانی نیست. با از دست دادن یک موقعیت شغلی نباید امید خودتان را از دست بدهید، به همان اندازه که ورود به فرصت شغلی تضمین آینده نیست و ممکن است در آینده اتفاقات بی شماری رخ دهد.

ارتباطات، کلید ورود

به طور کلی می توان گفت مهارت های زیادی هستند که با کسب آنها شما خواهید توانست به سادگی شغل مورد نظر خود را کسب نمایید. به عنوان مثال ارتباطات و شناخت افراد، مدیریت زمان و مهارت های مربوط به شغل از جمله مهارت هایی است که کسب آنها خواهد توانست احتمال جذب شدن شما را افزایش دهد.

شما به عنوان یک فرد جویای کار باید به این موضوع واقف باشید که یافتن مسیر درست و مناسب، بدون دارا بودن شبکه ارتباطی و ارتباطات فردی دشوار به نظر می رسد. بنابراین باید بدانید که هرچه شبکه ارتباطی وسیع تری داشته باشید خواهید توانست مسیر دستیابی به شغل خود را هموار تر نمایید. افراد زیادی هستند که منتظر نشسته اند تا کسی که به آنها نیاز دارد به دنبالشان آمده و آنها را جذب کند. در حالی که چنین چیزی تقریبا مسخره به نظر می رسد بنابراین شما باید با افزایش شبکه ارتباطی خود راه را به سوی جذب آسان تر و بهتر در شغل دلخواه خود باز نمایید.

خود – انگیختگی و خلاقیت

یکی از مهارت های مهم که می تواند شما را چندین گام به جلو براند مهارت خود انگیختگی و انگیزه شغلی باشد. این مهارت از جمله مهارت هایی است که می تواند به سادگی نظر کارفرما را برای جذب شما تغییر دهد. با وجود این مهارت شما قادر خواهید بود با تحلیل های مناسب و به موقع و انجام ایده پردازی های درست کارفرما را مجاب نمایید تا شما را جذب نماید. انگیزه داشتن، مثبت نگری به آینده و سخت کوشی است که شما را در برابر مشکلات و چالش ها موفق می کند.

مدیریت: زمان و برنامه ریزی

از موارد دیگری که می تواند در انتخاب شما موثر باشد قدرت برنامه ریزی و عمل نمودن دقیق به آن است که نشان می دهد شما فردی منظم و کاری هستید و این یکی از مهمترین ملاک ها برای کارفرمایان است.

آگاهی از وضعیت صنعت و  شغل مورد نظر

یکی دریگر از نکات مهم و موثر در جذب شما این است که نشان دهید تا چه اندازه به حرفه و شغلی که قصد جذب شدن در آن را دارید اهمیت می دهید و تا چه میزان به آن آشنایی دارید از این رو بهتر است با تحقیق درست و آگاهانه در این مصاحبه شغلی حضور یابید و در میان صحبت های خود به وضعیت فعلی بازار شغل مورد نظر، رقبا و سایر موارد مشابه اشاره نمایید. این موضوع نشان می دهد که شما به این موضوعات و این شغل تا چه اندازه اهمیت می دهید.

بسیاری از کارفرمایان بر این باورند که فرد برای جذب در یک شغل باید حتما سابقه کار در آن زمینه را داشته باشد اما شما با مطالعه دقیق و بررسی وضعیت شغلی پیش از ورود به آن می توانید نشان دهید این شایستگی را دارید و تنها سابقه کار ملاک برای جذب فرد نیست.

برای کسب این اطلاعات می توانید از اینترنت و وب سایت های مختلف و مخصوصا وب سایت شرکت مذکور استفاده نمایید.

امیدواریم که این مقاله بتواند راهگشای شما در دستیابی به شغل دلخواهتان باشد. همچنین بتوانید با کسب این مهارت ها کارفرمایان را به سادگی به جذب خود متقاعد نمایید.

نظرات و دیدگاه های خود را درباره این مطلب با دیگر کاربران گویا آی تی در میان بگذارید و با اشتراک گذاری آن در شبکه های اجتماعی خود دیگران را نیز ازاین مطلب آگاه نمایید.