عامل موفقیت شرکت ها و سازمان های مختلف چیست؟
این سوال می تواند پاسخ های متعددی داشته باشد. مثلاً عده ای بر این باورند که داشتن یک هدف یا آرمان بلند می تواند کسب و کار را به موفقیت برساند و عده ای دیگر، روی ارائه محصولات یا خدماتی که میزان تقاضا برای آنها بالاست به عنوان عاملی که پتانسیل تبدیل شدن به عامل موفقیت شرکت را دارد انگشت می گذارند.
اما چیزی که در این میان برای موفقیت هر کسب و کاری اهمیت به سزایی دارد، ساختار سازمانی (organizational Structure) آن است.
ساختار سازمانی چیست؟
ساختار سازمانی به عنوان سیستمی تعریف می شود که با استفاده از آن، سلسله مراتب درون سازمان را تعیین می کنیم. این سیستم، هر شغل و سمَت، کارکرد آن و طرفی که باید به آن جواب پس بدهد را مشخص می کند. در نتیجه، ساختاری به وجود می آید که می تواند به تحقق اهداف سازمان کمک کند.
ساختار سازمانی انواع مختلفی دارد. از یک طرف ساختار باسابقه وظیفه ای را داریم، و در کنار آن، ساختار بخشی، ساختار ماتریسی و ساختار وظیفه ای-مسطح. هر یک از این ساختارهای سازمانی، نقاط قوت و ضعف خاص خودش را دارد و چه بسا فقط برای شرکت های خاص یا در دوره خاصی از فعالیت آنها کاربرد داشته باشد.
«ضعف در طرح و ساختار سازمانی باعث ایجاد باتلاقی از تناقض می شود: ابهام در سمَت ها، عدم هماهنگی بین کارکردها، ناتوانی در به اشتراک گذاشتن ایده ها، و کندی تصمیم گیری، پیچیدگی، تناقضات و استرس بی موردی را بر مدیران تحمیل خواهد کرد. غالباً آنهایی که در رأس هرم سازمان قرار دارند توجهی به این مشکلات ندارند و یا بدتر از این، آنها را به عنوان چالش هایی برای استیلا یا فرصت هایی برای رشد در نظر می گیرند.»
گیل کورکیندال – هاروارد بیزنس رویو
به هر تقدیر، اگر هدف کسب و کار دستیابی به موفقیت است، لازم و ضروری است که از ساختار سازمانی مناسبی استفاده کند.
انواع ساختار سازمانی
-
وظیفه ای (Functional)
اگر شاغل بوده و تجربه کار داشته باشید، به احتمال قریب به یقین سابقه کار در یک ساختار سازمانی وظیفه ای را دارید.
ساختار وظیفه ای، سازمان را بر مبنای وظایف یا نقش های مختلف به بخش های کوچکتری تقسیم می کند. به عنوان مثال، شرکت می تواند گروهی داشته باشد که روی بازاریابی کار می کنند، گروه دیگری برای فناوری اطلاعات و یک گروه مالی.
هر بخش یا دپارتمان یک مدیر یا هماهنگ کننده دارد که به مسئولی که در سطح بالاتری از سلسله مراتب سازمان قرار دارد و شاید نظارت بر چندین دپارتمان را بر عهده داشته باشد جواب پس می دهد. به عنوان نمونه می توان یک مدیر بازاریابی را در نظر گرفت که روی بخش بازاریابی نظارت دارد و به یکی از معاونان شرکت که مسئول امور بازاریابی، مالی و IT است پاسخگو خواهد بود.
![ساختار زمانی وظیفه ای]()
مزیت این ساختار سازمانی، گروه بندی کارکنان بر اساس مجموعه مهارت ها و توانمندی های آنهاست، که این امکان را فراهم می کند تا انرژی و خرد جمعی خود را روی انجام فعالیت های تخصصی دپارتمان خود متمرکز و معطوف کنند.
اما یکی از مشکلات این ساختار، انتقال اغلب مسائل و مباحث به سطوح مدیریتی بخش ها و ضعف یا فقدان ارتباط در بین بخش های مختلف است. به عنوان مثال، هنگامی که یک بخش با بخش دیگری روی یک پروژه کار می کند، احتمالاً هر یک انتظارات یا جزئیات خاصی برای فعالیت ها و فرآیندهای مختلف در نظر دارد که در نهایت می تواند مشکل آفرین باشد.
افزون بر این، هنگامی که گروه ها بر اساس کارکردشان شکل می گیرند، همیشه این احتمال وجود خواهد داشت که دید و چشم انداز اعضا محدود شود یا به اصطلاح دید تونلی پیدا کنند، به این معنی که شرکت را فقط از دریچه سمَت و کارکرد خاص خودشان در نظر می گیرند و به سایر مسائل و جزئیات توجهی نخواهند داشت.
-
ساختار بخشی (Divisional)
شرکت های بزرگتری که چندین هدف هم سطح دارند، گاهی به استفاده از ساختار سازمانی بخشی روی می آورند.
![ساختار سازمانی بخشی]()
این ساختار امکان ابتکار عمل بیشتری را در بین گروه های درون سازمان فراهم می کند. یک نمونه از شرکت هایی که از چنین ساختاری استفاده می کند، شرکت جنرال الکتریک است. این شرکت در زمینه های مختلفی، از جمله هوانوردی، حمل و نقل، حوزه دیجیتال و انرژی های تجدیدپذیر فعالیت می کند. با استفاده از این ساختار سازمانی، عملاً هر بخش یا دپارتمان به عنوان یک شرکت مستقل فعالیت می کند و لذا کنترل منابع و بودجه ای که روی پروژه ها یا بخش های مختلف دپارتمان صرف می کند را در اختیار دارد.
افرون بر این، با تکیه بر این ساختار سازمانی، می توان دپارتمان های مختلفی را بر اساس موقعیت جغرافیایی فعالیت شان نیز ایجاد کرد، مثلاً شرکت می تواند در آمریکای شمالی، اروپا و خاورمیانه یا شهرهای مختلف شعبات مجزایی داشته باشد.
این ساختار امکان انعطاف پذیری بیشتری را برای شرکت های بزرگتر فراهم می کند و این امکان را به هر بخش می دهد تا به عنوان یک شرکت مستقل کار کند، در حالی که یک یا دو نفر پاسخگوی مدیرعامل یا یکی از مدیران بالادستی شرکت مادر خواهند بود. در این ساختار سازمانی نیازی به تایید همه برنامه ها توسط مدیران عالی سازمان نیست و امکان تصمیم سازی و اجرا در درون دپارتمان وجود دارد.
یکی از نقاط ضعف این ساختار سازمانی این است که با توجه به مجزا بودن هر دپارتمان، کارکنانی که در دپارتمان های مختلف کارکرد یکسانی دارند نمی توانند با همکاران خود در سایر دپارتمان ها ارتباط موثری داشته باشند. به علاوه، این ساختار مسائلی را در رابطه با حسابداری و پیچیدگی هایی را در مبحث مالیات پدید می آورد.
-
ساختار ماتریسی (Matrix)
ساختار سازمانی ماتریسی یک ساختار ترکیبی است که از در هم آمیختن ساختار وظیفه ای با ساختار پروژه ای ایجاد می شود. ساختار پروژه ای (Projectized Structure) یک ساختار موقتی است که افراد دارای کارکرد مورد نیاز برای انجام یک پروژه را گرد هم جمع می کند و پس از انجام پروژه منحل می شود. در ساختار ماتریسی، پرسنل علاوه بر حضور در ساختار پروژه ای، ساختار وظیفه ای خودشان را نیز ترک نمی کنند.
![ساختار سازمانی ماتریسی]()
در ساختار ماتریسی معمولاً کارکنان بسته به موقعیت یا پروژه، زیر نظر چند رئیس قرار می گیرند. به عنوان مثال، یک مهندس در یک شرکت مهندسی بزرگ به طور معمول برای یک رئیس کار می کند، اما ناگهان پروژه جدیدی پیش می آید که به تخصص آن مهندس نیاز دارد. مهندس مورد نظر در طول انجام آن پروژه هم به مدیر پروژه و هم برای امور روزمره به رئیس خودش پاسخگو خواهد بود.
امتیاز ساختار ماتریسی این است که کارکنان می توانند دانش و مهارت خود را در اختیار بخش های دیگر قرار بدهند و این امکان ایجاد ارتباط و درک بهتر بین دپارتمان ها را فراهم می آورد. افزون بر این، کارکنان با کار در کنار کارکنان سایر بخش ها می توانند دامنه مهارت ها و دانش خود را گسترش دهند که این به نوبه خود باعث رشد حرفه ای شرکت خواهد شد.
در عین حال، ساختار ماتریسی یک ساختار سازمانی چالش زا است، زیرا پاسخگویی به چند رئیس و ارائه اطلاعات درست به آنها معمولاً دشوار است. لذا در این ساختار، کارکنان باید دقیقاً از نقش، مسئولیت ها و اولویت های کاری خود آگاه باشند.
از طرف دیگر، جواب پس دادن به چندین مدیر می تواند باعث ایجاد ابهام و اختلاف بین مدیران شود. به علاوه، اگر اولویت ها دقیقاً و به وضوح مشخص نشده باشند، این ابهام و اختلاف به کارکنان نیز سرایت خواهد کرد.
-
ساختار وظیفه ای-مسطح (Flatarchy)
با وجود اینکه استفاده از سه ساختار سازمانی قبلی می تواند برای بسیاری از سازمانها کارساز باشد، اما استفاده از یک روش ترکیبی دیگر به نام وظیفه ای-مسطح برای استارتاپ ها یا شرکت های کوچک کارآمدتر خواهد بود.
ساختار سازمانی مسطح، ساختاری است که در آن سطوح مدیریتی وجود ندارد. اما ترکیب این ساختار با ساختار وظیفه ای ساختاری را به وجود می آورد که به طور کلی ظاهر عمودی سلسله مراتب سازمان را افقی تر یا هم سطح تر خواهد کرد و فضای تصمیم گیری در سطوح مختلف سازمانی را باز می کند.
بهترین گزینه های استفاده از این روش، سازمانهایی هستند که مرکز رشد یا انکوباتور (incubator) داخلی یا برنامه های نوآورانه دارند. شرکت با استفاده از این ساختار می تواند از ساختار موجود خود استفاده کند و در عین حال، کارکنان در هر سطح و مقامی که باشند به ارائه ایده های جدید و اجرای آنها ترغیب می شوند. در اینجا پتانسیل شکل گیری گروه های جدید مسطح نیز وجود دارد.
شرکت هایی مانند گوگل، ادوبی و لینکدین انکوباتورهای داخلی دارند که کارکنان در آنها به خلاقیت و نوآوری در جهت رشد شرکت تشویق می شوند.
نقطه قوت این ساختار سازمانی این است که فضای لازم برای افزایش نوآوری و خلاقیت در شرکت را گسترش می دهد و همچنین، خط قرمزهایی که در ساختار وظیفه ای می تواند مانع نوآوری باشد را حذف می کند. در عین حال، اگر همه دست اندرکاران روی نحوه سازماندهی این ساختار توافق نداشته باشند، این ساختار می تواند به یک ساختار گیج کننده و آسیب زا تبدیل شود.
کدام ساختار سازمانی بهتر است؟
هر سازمانی با دیگری متفاوت است و هیچ ساختار سازمانی وجود ندارد که کاملاً بی نقص باشد. با این حال، با توجه به نوع کسب و کاری که دارید، روحیه خودتان و کارکنان و فرهنگ شرکت باید گزینه های بالا را کاملاً بررسی کرده و یکی از آنها را که بیشترین تناسب را با همه مولفه های کسب و کار و اهداف تان دارد انتخاب کنید.
شما از کدام ساختار در اداره کسب و کار خود استفاده می کنید؟
منبع (با جرح و تعدیل)
نوشته ساختار سازمانی و انواع آن اولین بار در گويا آی تی پدیدار شد.
