مایکروسافت اکسل ابزاری قدرتمند و کارآمد است که به شما در انجام کارهای مختلف کمک هایی بزرگی می کند. در این مقاله قصد داریم به ۷ تررفند کاربردی از این نرم افزار بپردازیم. با گویا آی تی همراه باشید.

1. صرفه جویی در زمان با استفاده از الگوهای آماده

   یکی از روش هایی که می تواند به شما در صرفه جویی زمان، حین استفاده از این نرم افزار کمک نماید، بهره گیری از الگوهای آماده است. این الگوها که با تنوع بسیار زیادی برای ایجاد جدول زمان‌ بندی پروژه، تقویم، فاکتور‌، بودجه و… طراحی شده است می تواند صرفه جویی بسیار زیادی را در وقت شما انجام دهد. مایکروسافت قالب های بسیاری را برای کار روی تقویم، برنامه ریزی و اوراق زمان بندی و همچنین انتقال وجه فراهم نموده است. Vertex42 می ‌تواند انتخابی مناسب برای برنامه‌ریزی، بودجه‌ بندی، لیست کارها و ترازنامه ‌ها باشد. یکی دیگر از منابع مناسب Spreadsheet 123 است که به‌ منظور ایجاد فاکتور‌ها، موجودی، اوراق ثبت ‌نام و حضور و غیاب مورد استفاده قرار می‌ گیرد.
   

2. ثابت کردن عنوان سطرها و ستون ها

   در استفاده از جداول بزرگ مشکلی که اغلب افراد با آن سر و کله می زنند این است که وقتی سطرهای جدول بیش از یک صفحه می شود برای مشاهده عنوان ستون ها و یا سطرهای مختلف نیاز است دائما به ابتدای سطر و ستون مراجعه نمایند. یکی از امکاناتی که اکسل برای این منظور فراهم نموده است، استفاده از گزینه هایی به منظور ثابت نمودن سطر و ستون ابتدایی در بالای صفحه به صورت یک ریبون است، که به کاربر امکان می دهد در هرکجای صفحه جدول که باشد به سر تیتر های سطر و ستون خود مشابه صفحه نخست دسترسی داشته باشد.
   برای اینجام این کار کافی است از تب View گزینه Freeze Panes را در قسمت مربوط به ribbon انتخاب کنید. سپس در منوی کشویی بخش Freeze Panes، Freeze Top Row و سپس Freeze First Column را انتخاب کنید. در صورت لزوم می ‌توانید هر دو گزینه‌ را انتخاب کنید.
   
   با فعال سازی این گزینه در هرزمان و هر بخش از صفحه قادر به مشاهده عنوان های سطر و ستون مربوطه خواهید بود. در صورت تمایل به حذف این ویژگی نیز می توانید با مراجعه به گزینه‌ ی Freeze Panes روی عبارت Unfreeze Panes، کلیک کنید.
   نکته: در نسخه های پایین تر مایکروسافت اکسل روند کار به این صورت است که برای انجام این کار بایستی با انتخاب سلول مشترک بین سلول ‌های مربوط به سطر و ستونی که می‌ خواهید ثابت بماند، انتخاب کنید و گزینه‌ ی Freeze Panes را بزنید.

3. شماره گذاری یک ستون

   شماره گذاری ستون ها به تعداد زیاد در اکسل بدون اطلاع از این ترفند کاری دشوار و وقت گیر به نظر م یرسد. اما با انجام روش زیر شما در کمتر ا چند ثانیه می توانید لیستی به هر تعداد شماره که بخواهید ایجاد نمایید. برای این منظور کافی است در دو سلول زیر هم اعداد ۱ و سپس ۲ را وارد نموده و با بهره گیری از ابزار کاربردی fill handle و با استفاده از درگ کردن موس به سمت خانه های پایین تر تا هر مقدار که تمایل دارید لیست اعداد خود را گسترش دهید.
   
   از این ویژگی در پر کردن تاریخ، ماه ها و روزهای هفته نیز به سادگی می توان استفاده نمود.
   
   یکی دیگر از مواردی که می‌ توانید از ویژگی fill handle استفاده کنید، زمانی است که می‌ خواهید ستون ‌هایی که حاوی اطلاعات مشابه هستند، از صفحه‌ های جداگانه جمع‌ آوری کنید. به‌عنوان مثال با وارد کرد یک حرف یا کلمه، انتخاب سلول و دو بار کلیک روی fill handle، مقادیر در سلول ‌های باقی‌مانده‌ی ستون به ‌صورت زیر هم و به تعداد سطرهای صفحه، وارد می ‌شود.

4. جا به جا نمودن سطرها و ستون ها

   در صورتی که پس از ورود اطلاعات تصمیم گرفتید جای سطرها و یا ستون های خود را عوض کنید، نیازی نیست نگران باشید و یا وقت خود را برای پر کردن دوباره اطلاعات به هدر دهید. تنها کاری که لازم است طی کردن مراحل زیر خواهد بود:
   – سلول هایی که مربوز به عنوان های سط و ستون هستن انتخاب نمایید.
   – با راست کلیک نمودن بر روی آن ها عبارت Copy را برگزینید. همچنین می توانید با مرجعه به تب Home در قسمت ribbon، دکمه‌ ی کپی را انتخاب کنید.
   – سطر و یا ستون مورد نظر خود را برای شروع انتخاب نمایید.
   – راست کلیک کنید و Paste Special را انتخاب نمایید. بعلاوه می ‌توانید در تب Home قسمت ribbon، روی عبارت Paste و پس از آن Paste Special، کلیک کنید.
   – چک باکس مرتبط با Transpose  را انتخاب نموده و برای تایید دکمه Ok را بفشارید.
   

5. استفاده از ماشین حساب

   علاوه بر این که شما قادر خواهید بود از طریق یک افزونه ماشین حساب را در این برنامه به خدمت بگیرید، از دو روش نیز می توانید آن را به صفحه خود بیافزایید. برای این منظور می توانید با استفاده از ribbon و دیگری با استفاده از نوار ابزار Quick Access یک ماشین حساب را به خدمت بگیرید. روش انجام این کار به صورت زیر خواهد بود:
   ابتدا با مراجعه به گزینه Options  یکی از گزینه های Customize Ribbon یا Quick Access Toolbar را بر اساس جایی که می‌خواهید از آن استفاده کنید، انتخاب نمایید. در بخش Choose commands from موجود در لیست کشویی، All Commands را انتخاب کنید. در لیست مورد نظر به سمت پایی اسکرول نماید تا گزینه Calculator  مشاهده گردد، آن را انتخاب نموده و برای افزودن به نوار ابزار از دکمه ADD استفاده نمایید. توجه داشته باشید که اگر بخواهید آن را در ribbon اضافه کنید، باید گروهی سفارشی ایجاد و ماشین‌ حساب را در آنجا اضافه کنید.
   

6. لینک کردن به برگه ها و صفحه ها

   یکی از روش هایی که به شما در افزایش سرعت و کارایی هنگام استفاده از اکسل کمک خواهد نمود، ایجاد لینک ها برای اتصال صفحات و گزارش های پیوسته به یکدیگر می باشد. برای این منظور می توانید مسیر زیر را دنبال نمایید.
   – سلولی که قصد دارید به منظور لینک مورد استفاده قرار دهید، انتخاب نمایید.
   – بر روی سلول مورد نظر راست کلیک نموده و گزینه Hyperlink  را انتخاب نمایید. همچنین می توانید برای این منظور از تب  insert اقدام نموده و گزینه Hyperlink  را در قسمت ribbon کلیک کنید.
   – گزینه ی Place in this Document را از پنجره ظاهر شده انتخاب نمایید.
   – اطلاعات مورد نظر شامل مطلبی که قصد دارید به عنوان لینک در آن سلول نمایش یابد و همچنین مرجع آن به همراه صفحات گزارش را مشخص نمایید.
   – کلید Ok را به منظور تایید تنظیمات کلیک نمایید.
   

7. استفاده از کلید های میانبر صفحه کلید

   تعداد زیادی کلید میانبر در برنامه مایکروسافت اکسل وجود دارد که می تواند به افزایش کارایی شما کمک نماید. در ادامه به برخی از کاربردی ترین های این میانبرها خواهیم پرداخت:

F4 (‌یا Fn+F4‌) تکرار آخرین دستور قالب بندی انجام گرفته مثلا رنگ، یا فونت

به منظور حذف آخرین دستور صورت گرفته در محتویات، قالب‌ها و سایر داده‌ های متصل به سلول ‌های انتخاب‌شده مورد استفاده قرار می ‌گیرد.

Ctrl + W، برای بستن یک صفحه و Ctrl + O برای باز کردن یک صفحه جدید مورد استفاده قرار می گیرد.

از Ctrl + Shift + Colon برای واردکردن زمان و از Ctrl + Shift + Semicolon برای ورود تاریخ جاری سیستم استفاده می‌ شود.

Shift + F9 به منظور محاسبه ی کاربرگ فعال مورد استفاده قرار می گیرد.

Shift + Tab برای انتقال به سلول یا گزینه ‌ی قبلی استفاده می ‌شود.

Ctrl + Home جهت انتقال به ابتدای صفحه، مورد استفاده قرار می ‌گیرد.

Ctrl + Page Down برای انتقال به صفحه‌ ی بعد و Ctrl + Page Up برای حرکت به صفحه‌ ی قبل استفاده می‌ شود.

ترفند های کاربردی اکسل به همین جا ختم نمی شود و این نرم افزار کاربردی قابلیت های بیشماری را در اختیار کاربران خود قرار می دهد. شما نیز می توانید در بخش نظرات برخی از مفید ترین و کاربردی ترین ویژگی هایی که مورد استفاده قرار می دهید با ما و دیگر کاربران گویا آی تی به اشتراک بگذارید.

حتما بسیار برایتان پیش آمده که تصویری با یک فرمت خاص را نیاز دارید. به عنوان مثال در حال پر کردن یک فرم استخدام اینترنتی هستید و نیاز با یک عکس از خودتان با فرمت .JPG دارید در حالی که عکسی که در اختیار دارید به عنوان مثال با فرمت .PNG می باشد. برای انجام این کار چه باید کرد؟ نگران نباشید، امروز قصد داریم یک روش بسیار ساده را بدون نیاز به نرم افزار های مختلف به شما بیاموزیم. با گویا آی تی همراه باشید.

برای تبدیل فرمت عکس ها ابزار ها و نرم افزارهای بسیاری موجود هستند. نرم افزارهایی که هم به صورت آنلاین در دسترس قرار می گیرند و هم مواردی که بر ریو بستر ویندوز قابل استفاده هستند. اما یکی از ساده ترین روش ها برای تغییر فرمت یک عکس استفاده از نرم افزار ویندوز Paint است که بر روی همه سیستم های ویندوزی نیز موجود می باشد.

برای انجام این کار بایستی بر روی عکس مورد نظر خود کلیک نموده و گزینه Open With و سپس Paint را انتخاب کنید. همچنین با انتخاب گزینه Edit  به صورت پیش فرض عکس مربوطه به وسیله برنامه Paint اجرا خواهد گردید.

پس از باز شدن برنامه به منوی file  مراجعه نموده و از آن جا گزینه Save as را برگزینید. پس از بردن نشانگر ماوس بر روی این گزینه، در سمت چپ چندین فرمت مختلف تصویر نمایان می شود که با کلیک بر روی هرکدام میتوانید تصویرتان را با آن فرمت دلخواه ذخیره کنید.

آموزش تبدیل فایل Jpg به PNGترنسپرنت:

در برخی از مواقع علاوه بر تمایل به تغییر پسوند یک فایل نیاز دارید تا پس زمینه آن را نیز حذف نمایید. برای این منظور نیاز به ابزار کاربردی فتوشاپ خواهیم داشت.

برای شروع از منوی File و سپس گزینه Open را انتخاب می نماییم. همچنین می توانید با فشردن کلید های ترکیبی Ctrl+O فایل Jpeg یا Jpg مورد نظر خود را باز نمایید.

به کمک ابزار کراپ بخش مربعی را از آن جدا کنید و سپس Enter بزنید.

در بخش سمت راست ابزار های فتوشاپ و در قسمت Layers می توانید لایه قفل شده را مشاهده نمایید. با دابل کلیک بر روی آیکون قفل، آن را باز نماید. با این کار می توانید یک فایل ترنسپرنت ایجاد نمایید.

تصویر زیر باز شدن قفل پس از دابل کلیک را نشان می دهد.

ابزار Quick Selection Tool را انتخاب نمایید.

با کمک این ابزار بخش هایی که تمایل به حذف شدن آن ها دارید انتخاب نمایید.(مشابه تصویر زیر)

پس از انتخاب کامل، اکنون می توانید  با کمک ابزار پاک کن (شکل زیر)، به راحتی بخش مورد نظر را پاک نمایید.

همانطور که در تصویر زیر مشاهده می کنید پس زمینه شطرنجی نمایاین می شود که نشان دهنده این است که این فایل در مسیر شفاف (ترنسپرنت) شدن قرار دارد.

اکنون به منظور ذخیره فایل از منوی File به زیر بخش Save for Web… بروید و بر روی آن کلیک کنید و صد البته شما می ‌توانید با کلید ترکیبی Alt+Shift+Ctrl+S مستقیماً این عمل را انجام دهید.

در پنجره باز شده در بخش راست و بالای آن دقت نمایید که فرمت ذخیره PNG-24 باشد که Transparency هم تیک خورده باشد.

در پایین پنجره دوباره می توانید اندازه تصویر نهایی را چک نمایید و سپس کلید Save را بزنید و سپس در پنجره باز شده در مکان مشخصی آن را ذخیره نمایید.

نظرات و دیدگاه های خود را درباره این مطلب با ما و دیگر کاربران گویا آی تی به اشتراک بگذارید.

زمانی که ایده ای در ذهنمان می درخشد و قصد داریم آن را راه اندازی کنیم عموما با یک سری افکار منع کننده روبرو می شویم که ما را از پیش بردن ایده باز می دارد. بیشتر این افکار بخاطر افسانه های عوامانه ای است که در میان مردم رواج دارد. اما امروز گویا آی تی قصد دارید به بررسی این افسانه ها بپردازد و تلاش کند تا تردید در راه نیروی جوان تازه کار بردارد.

 ۱. لازمه کار آفرینی سرمایه گذاری هنگفت است!

شاید برخی کسب و کارها با سرمایه بالا شروع به کار کرده اند اما واقعا کار آفرینی در ابتدا نیاز به سرمایه گذاری بالا ندارد. مثلا شما تا کنون می دانسته اید که کارخانه مهرام با اندکی سرمایه اولیه شروع به کار کرده و حالا برندی جهانی شده است؟ راز این رشد این بوده که چنین شرکت هایی به دنبال رشد یک روزه نیستند. آنها با آرامش و دقت و با برنامه ریزی بودجه برای رشد آماده می شوند و به هدف می رسند. برخی تا اسم کار آفرینی را می شنوند به دنبال این هستند که جایی را اجاره کنند یا اینکه هزینه های همگفت اداری بپردازند در صورتی که ابتدا می توان خیلی ساده شروع کرد و بعد با درآمد حاصله به فکر توسعه کسب و کار مورد نظر بود.

۲. لازمه کار آفرینی تحصیلات دانشگاهی است

این موضوع را با حرفی از مارک تواین توضیح می دهیم. مارک تواین می‌گوید: هیچ‌گاه اجازه نمی‌دهم رفتن به دانشگاه مانع تحصیلاتم شود! در واقع او به ما می اموزد که تحصیلات دقیقا چیزی نیست که باید زیر دست استاد بیاموزیم و با نمره خودمان را فریب دهیم. عموما بیشتر کار آفرینانی که تا کنون دیده ایم یا دارای تحصیلات مرتبط با رشته خود نیستند یا اینکه تحصیلات عالیه ندارند. یک کار آفرین باید در رشته ای که تصمیم دارد کارش را توسعه دهد دائما مطالعه داشته باشد. به نظر شما کسی که در زمینه گردشگری کسب و کاری راه انداخته، آیا مدرک ارشد مهندسی برق به او کمکی در این باره می کند؟ پس باید تحصیلات را در جهت درست و اصولی به پیش برد تا بتوان از آن در کسب و کار بهره گرفت در غیر اینصورت این کار واقعا وقت تلف کردن و از بین بردن سرمایه هاست.

۳. لازمه کار آفرینی ایده آفرینی است

قبول دارم که ایده خوب اگر درست پرورش پیدا کند سریع موفق می شود اما برای موفق شدن صرفا نیاز به یک ایده ناب نداریم. بارها کسب و کارها تنها به خاطر روش مدیرینی رفتاری مدیر آن موفق می شوند. خود من بارها به فروشگاه هایی مراجعه کرده ام که رفتار آن ها موجب شده هر چند جنس آن ها ارزان بوده خریداری نکنم اما به سمت فروشگاه هایی بروم که با اخلاق خوب با مشتری برخورد می کنند. حتی در چنین شرایطی اگر محصول مورد نظر گران تر هم باشد حاضرم آن را خریداری کنم اما با افراد بد اخلاق و طلبکار سر و کله نزنم! این است دلیل موفقیت بعضی کسب و کار ها و البته چیزی که خیلی از کسب و کارها بدان توجه ندارند. گاهی پیدا کردن نقاط ضعف رقبا و تقویت آن ها می تواند به شما کمک شایانی کند تا بتوانید در کار خود موفق شوید.

۴. کار آفرینی یاد گرفتنی نیست!

من کار آفرینی را به یاد گرفتن موسیقی شبیه می کنم. کمی نیاز به استعداد دارد اما برای پیشرفت نیاز به آموزش های بیشتری دارد. در کار آفرینی نیز همین موضوع حقیقت دارد. برای اینکه رشد کنید باید دائما آموزش ببینید و از بروز رسانی های مرتبط با کسب و کارتان مطلع شوید. برای اینکه بخواهید در کار خود با سعی و خطا دائما پیش بروید هرگز نمی توانید از زمان خود بیشترین استفاده را ببرید. بنابراین باید به دنبال آموزه هایی در مورد فن اصلی کار خود و البته به دنبال اموزش هایی نظیر روانشناسی، مدیریت، مشتری مداری و حسابداری باشید تا بتوانید موفق تر عمل کنید.

۵. نتایج رویایی در پی راه اندازی یک کار جدید است!

موفقیت زمانی رخ می دهد که سرمایه و زمان مناسب صرف کار مورد نظر بشود تا بتوانیم در ان به اهداف خود برسیم بنابراین صرف اینکه کاری جدید راه انداخته ایم به این معنی نیست که این کار ما را به  هدف مان می رساند آن هم خیلی سریع تر از معمول!

بسیاری از کار آفرینان بار ها و بارها طعم شکست را چشیده اند تا موفق شده اند بنابراین نباید موفق یک باره را به عنوان یک المان جدا نشدنی از کار بدانید چرا که مطمئنا زود نا امید می شوید.

 چرخه کسب و کارها هرگز از یک نمودار خطی صعودی تشکیل نشده بلکه نموداری است که دارای پستی و بلندی زیادی دارد.

 در این مرحله باید به شما بگوییم که حالا کمی با وادی کار آفرینی آشنا شده اید پس باید دقت و تلاش کنید تا اولین گام ها را بردارید. کار آفرینی جسارت می خواهد تا تمام ریسک ها را بپذیرید اما نباید تمام پل های پشت سر خود را هم خراب کنید. بدین صورت توصیه گویا آی تی به شما این این است که زمان بندی خاصی نداشته باشید اما تلاش کنید تا با تلاش های کوچک و با آموختن علوم لازم در کار خود موفق شوید. امیدواریم که در سال های آتی علت موفقیت خود را خواندن این مطلب در گویا آی تی بدانید.

 نظر خود را در این باره با ما در میان بگذارید و در صورتی که کار آفرینی کرده اید تجربیات خود را در اختیار کاربران گویا آی تی قرار دهید. همچنین این مطلب را روی شبکه های اجتماعی نشر دهید.