۱۰ تکنیک مدیریت زمان برای افراد پر مشغله
برای اطمینان از این که نیاز دارید تکنیک های مدیریت زمان را یاد بگیرید، خوب است که کمی با خود فکر کنید که در طول یک روز به طور متوسط چند بار این حرف را از اطرافیان تان شنیده اید که:
- وقت ندارم
- سرم خیلی شلوغه
- باشه برای بعدا انجام می دهم
- فکر نکنم برسم این کار را انجام دهم
- باید وقت پیدا کنم
- باید بین برنامه هام جا پیدا کنم
خب احتمالا حداقل روزانه یک بار این حرف ها به گوشتان می خورد.
این موضوع چیز عجیبی نیست! دنیای کنونی و اشتغال ما به موضوعات مشابه به طور موازی موجب می شود که واقعا وقت نداشته باشیم.
اما کسی که به دنبال بهره وری بیشتر در زندگی اش است، از این فرصت استفاده می کند تا بتواند به بهترین شکل ممکن، اوضاع وقت و مشغله خود را سر و سامان دهد.
من در ادامه این مقاله تکنیک های مفیدی که به تو کمک می کند تا بتوانی زمان طلایی ات را به خوبی مدیریت کنی می آموزم.
با زندگی خود چند چند هستید؟
اولین چیزی که می خواهم با آن میزان تمرکز تان را افزایش دهم این است که:
- چند بار تا به حال از خود پرسیده اید که فلانی چطور وقت می کند ۷ روزه هفته را به باشگاه برود؟
- چند بار با حسرت گفته اید که، چطور برخی کارآفرینان ۲ روز آخر هفته را خالی می کنند و استراحت می کنند؟
البته این لیست ادامه دار خواهد بود اگر بخواهید دقیقا به همه موارد مشابه ذهن تان اشاره کنید. البته ما موافق نیستیم که کارآفرینان پایان هفته ی خواب آلودی دارند. عادت های کارآفرینان در پایان هفته که پیش از این در گویا آی تی به ان پرداخته ام به مسائلی ارتباط دارد که کمتر جنبه کاری دارد و بیشتر حالت تفریحی دارد اما روی کارشان نیز تاثیر مثبت می گذارد.
اگر سر درگریبان خود کنید متوجه می شوید که زندگی کنونی تان از زندگی آرمانی تان فرسنگ ها فاصله دارد. خب حالا که می دانید چه می خواهید ادامه این لیست را دنبال کنید.
ببینید که عادت شما در سپری کردن وقت تان چگونه است؟
اگر نمی دانید که عادات شما در سپری کردن وقتتان چگونه است، مطمئنا نمی توانید گام مثبتی در بهبود شرایط بردارید. در واقع اولین تکنیک مدیریت زمان این است که بدانید که چطور وقتتان را صرف می کنید.
طبق آمار و تحقیقات روزانه هر فرد به طور متوسط ۳ ساعت را با موبایل خود مشغول است. فرقی ندارد که این سه ساعت شامل صحبت کردن می شود یا شبکه های اجتماعی را می گردد، یا در حال چت کردن است! شاید با خودتان بگویید که این آمار درست نیست.
اما وقتی که اپلیکیشن Atracker را روی گوشی تان نصب می کنید متوجه می شوید که روزانه چند ساعت تان صرف بازی کردن و بودن و مشغول شدن با موبایل تان شده است. این تایم معمولا سوخت علنی زمان تان را نشان می دهد.
یک قانون ساده وجود دارد که بهتر است که برای کارهای تولیدی و بهره وری تان، روزانه ۲ تا ۵ ساعت وقت بگذارید. اگر لیست کارهای انجام شدنی تان زیاد است، بهتر است که ۴ کار را به طور کامل و با آرامش در یک روز انجام دهید تا این که بخواهید ۸ کار را با استرس تمام و نیمه کاره انجام دهید.
به قول ضرب المثل یک ده آباد به ز صد شهر خراب!
برای موارد اورژانسی جا و زمان باز کنید
این که روتین روزانه تان این است که چند کار را انجام دهید و در نهایت به فرزندان و همسرتان برسید خوب است. اما همیشه روال به همین حالت نیست. شاید یک روز در حال انجام دادن کارهای تان، رئیس تان تماس بگیرد و بگوید که باید یک کار خاص را برای او انجام دهید.
احتمالا این کار دو سه ساعت طول می کشد.
خب با تنظیماتی که شما برای برنامه های خود داشته اید، باید به کارهای تان برسید، و بعد هم به ناهار و شام بچه ها برسید ( یا اگر مرد هستید برنامه خاص خود را داشته باشید ) و بعد ساعت ۱۰ شب می شود و وقت خوابیدن!
در چنین شرایطی شما هنوز کار ریس تان را تمام نکرده اید، بنابراین یا باید از وقت خواب تان بزنید. یا این که از بودن در کنار فرزندان تان، فاکتور بگیرید و بیخیال شوید و به کار رئیس تان مشغول شوید.
در چنین شرایطی قطعا خسته خواهید شد.
روش مقابله با کمبود اورژانسی وقت
بهترین کار این است که، پیشگیری کنید و صبح خود را، به جای این که از ساعت ۱۱ صبح شروع کنید، از ۶ صبح شروع کنید. اگر کارهای ضروری تان را صبح گاه انجام دهید، توان بیشتری دارید و معمولا کارهای تان را در وقت کمتری انجام می دهید. خود من، اگر صبح ها کارهای تولید محتوایم را انجام دهم، به طور معجزه آسا، کمتر وقت صرف می کنم تا وقتی که عصر یا شب بخواهم به کارهایم بپردازم.
وقتی که صبح ها با نشاط کار خود را انجام دهید، وقت بهتری پیدا می کنید تا یا حداقل استراحت کنید یا به کارهای اورژانسی برسید.
اگر صبح شما از ساعت ۷ شروع می شود و باز هم وقت کم می آورید، شاید لازم باشد مثل مولتی میلیاردر ها صبح تان را از ساعت ۳:۴۵ دقیقه شروع کنید ( مدیر اپل ) و یا این که شاید تکنیک های بعدی مشکل تان را حل کند.
از کلمه ” نه ” برای مدیریت زمان موثر استفاده کنید
همیشه تکنیک های مدیریت زمان، شامل اپلیکیشن ها یا دوره های اموزشی خاص و گران قیمت نیست. گاهی فقط یک کلمه است که باید بکار ببرید و آن هم ” خیر ” یا ” نه ” است.
هر وقت شما چیزی را بدست می آورید قطعا بهای آن را پرداخت کرده اید! این خلاصه سخنان یکی از سنخوران مشهور است که می خواهد به ما بگوید، که هر بار چیزی بدست می اوری، در واقع در حال از دست دادن چیز دیگری هستی.
وقتی که تو قصد داری، امروز ۱۰۰۰ کلمه بنویسی اما دوستت از تو طلب می کند تا با هم به مهمانی بروید، در واقع اگر بگویی ” نه ” فرصت بدست می آوری تا سریع تر ۱۰۰۰ کلمه ات را بنویسی. اما اگر بله بگویی در واقع فرصت نوشتن را از دست می دهی. ( یا باید بعدا جبران کنی و از تایم های واقعی و برنامه ریزی شده ات استفاده کنی یا این که پیامدهایش را بپذیری )
در طول روز به شما پیشنهاد های زیادی می شود که می تواند روی کارهای تان تاثیر داشته باشد. این که نه بگویید هنر شما است تا از زمان خود، بهره بیشتری ببرید. البته لطفا پاسخ منفی خود را به درخواست دوستان تان، با آرامش بگویید.
برنامه های مهم خود را زمان بندی کنید
آبراهام لینکلن جمله جالبی دارد. می گوید، اگر می خواهید به من ۶ ساعت وقت دهید تا یک درخت را قطع کنم، ۴ ساعت اول را صرف تیز کردن تبرم می کنم.
شاید برای شما هم اتفاق افتاده باشد که چند ساعت مثلا ۵ ساعت را برای نوشتن، یا هر کار دیگری برنامه ریزی کنید و مشغول شوید و باز هم متوجه شوید که هیچ کاری نکرده اید.
شاید قصد دارید که یک کیک درست کنید، و بچه های تان را خوشحال کنید. برای این کار ۲ ساعت وقت گذاشته اید، اما با وجود این که همه مواد آن آماده است، هنوز در حال زیر و بالا کردن سایت ها هستید تا کیک مورد نظر خود را انتخاب کنید. از این دو ساعت ۱ ساعت را صرف جستجو کرده اید و زمان تان به هدر رفته است.
پس اقداماتی که کمک کند شما بدون درد سر و اتلاف وقت کارهای تان را طبق برنامه پیش ببرید، خود به شما کمک می کند تا در وقت خود صرفه جویی کنید. در حقیقت یک تکنیک مدیریت زمان این است که پیش نیازهای هر کار را هم بشناسید و برای آن در اوقات مرده یا وقت درست، برنامه ریزی کنید.
داشتن اهداف هوشمندانه در این باره بیشتر به شما کمک می کند.
فقط چیزهای مهم را کامل انجام دهید
این که بخواهید تقویم خود را پر کنید، و گوشه گوشه آن از کارهای انجام شده تان بنوسید کار شاقی نیست! مهم این است که مدیریت زمان شما برای کارهای مهم باشد و بتوانید کارهای مهم و فوری و کارهای غیر مهم و فوری تان را به نتیجه برسانید.
بیایید و برای کارهای مهم خود، در طول روز بیش از ۴ ساعت وقت نگذارید.
این به بهره وری بیشتر شما کمک می کند. همچنین به شما کمک می کند تا در امور خود، به تعادل بهتری برسید. این را به یاد داشته باشید که همه چیز کار نیست.
علاوه بر این من زمانی که امور روزانه ام را به تایم های کوتاه تری تقسیم می کنم، به طور خلاقانه، میانبر هایی را برای انجام کارها پیدا می کنم. این روال موجب می شود که گاهی همان کارها را در تایم کمتر از ۴ ساعت انجام دهم.
برای هر کار مدت زمان مشخص تعیین کنید
طبق قانون پارکینسون، اگر شما برای کاری که می خواهید انجام دهید وقت نا محدود داشته باشید، کار مورد نظر گسترش پیدا می کند. پس اگر وقت را محدود کنید، تمام نیروهای شما موجب می شود که بتوانید در تایم محدود خود به کار کامل برسید.
هر چند این روال ابتدا چالش بر انگیز است و تا بتوانید به آن عادت کنید و بهره وری تان و مدت زمان لازم را با هم تنظیم کنید، اما به مرور زمان در این باره موفق می شوید.
البته باید این قانون را بسازید و نسبت به آن وفادار باشید.
ذهن خود را روزانه شارژ کنید
سعی کنید در طول روز برنامه هایی داشته باشید که بتوانید ذهن تان را باز نگهدارید و به مغزتان انرژی دهید.
اگر بودن در حال و زندگی و تمرکز در حال را تجربه کنید موفق می شوید که بهره وری تان را افزایش دهید
مدیتیشن یا مراقبه های شخصی که انجام می دهید موجب می شود که بتوانید ذهن تان را شارژ کنید و تمرکزتان را بالا ببرید و خود آگاهی تان را ارتقا دهید.
تمام این موارد به شما کمک می کند که بتوانید موفق شوید و زمان را به درستی مدیریت کنید.
چند وظیفگی فقط برای کامپیوتر خوب است
اگر دقت کنید کامپیوتر های این دوره و عصر، چند وظیفه اند. اما اگر شما فکر می کنید که این قدر قدرت دارید که چند کار را با هم انجام دهید، و به خوبی از پس آن ها بر می ایید سخت در اشتباه هستید.
وقتی که چند وظیفه ای کار می کنید، بهره وری تان کاهش پیدا می کند. اگر شما بخواهید ۲ کار انجام دهید و برای هر کدام ۱ ساعت وقت نیاز داشته باشید، وقتی که هر دو کار را به امید این که در ۲ ساعت یا نهایتا ۳ ساعت با هم انجام می دهید، در پایان متوجه می شوید که بیش از ۴ ساعت وقت گذاشته اید.
به طور مداوم در حال تلاش برای بهبودی باشید
تغییر سبک زندگی نیاز به این دارد که شما بتوانید به طور پیوسته کم کم تغییر کنید. این که فکر می کنید می توانید با یک پرش موفق شوید و هیچ کار دیگری نکنید قطعا شدنی نیست. موفقیت و تغییر یک شبه رخ نمی دهد. پس سعی کنید از هر جهت، تغییر کنید و بهبود یابید تا بتوانید سبک جدید زندگی تان، در سایه تکنیک های مدیریت زمان، به ظهور بکشانید.
هر چه بیشتر تلاش کنید و مهارت کسب کنید موفق می شوید که بیشتر بر زمان سوار شوید و به هدف هایتان برسید. شاید لازم باشد مهارت تند خوانی یاد بگیرید یا این که روش رسیدگی به کارهای تان را به گونه ای میانبر یا آسان تر یا اصطلاحا کنکوری، یاد بگیرید. به هر حال همیشه روش هایی برای ساده تر کردن زندگی و کار وجود دارد.
اگر شما برای مدیریت زمان به دنبال آموزش هستید و می خواهید کسب و کارتان را به خوبی پیش ببرید توصیه می کنم که از کتاب اثر مرکب حتما دیدن کنید.
نوشته ۱۰ تکنیک مدیریت زمان برای افراد پر مشغله اولین بار در گويا آی تی پدیدار شد.
