وجود یک فهرست مطالب و یا جدول محتویات در ورد به مخاطبان اجازه می‌دهد تا راحت‌تر به بخش موردنظر دسترسی پیدا کنند. شما می‌توانید از عناوین موجود در داکیومنت خود یک جدول محتویات در ورد تولید کنید. در ادامه این مطلب با آموزش نحوه ایجاد و مدیریت یک فهرست مطالب در ورد با آی‌تی‌رسان همراه باشید.

افزودن جدول محتویات

بدون در نظر گرفتن حجم سند شما، استفاده از یک فهرست مطالب می‌تواند مخاطب را دقیقا به بخشی که نیاز به مطالعه آن دارد، هدایت نماید. اضافه کردن یک فهرست مطالب به ورد علاوه بر کمک به مخاطبان، به نویسنده نیز در ویرایش قسمت‌های موردنظر کمک شایانی می‌کند. برای ایجاد و مدیریت یک فهرست مطالب در ورد با ما باشید.

به‌طور پیش‌فرض، ورد یک فهرست مطالب را با استفاده از سه سبک ابتدایی پیش‌ساخته‌ عنوان (Heading 2 ،Heading 1 و Heading 3) ایجاد می‌کند.
برای اعمال سبک‌های عنوان از تب “Home”، سبک موردنظرتان را انتخاب نمایید. اگر از سبک‌های عنوان موجود راضی نبودید، می‌توانید سبک‌های عنوان پیش‌فرض را تغییر دهید.
شما به دو روش می‌توانید عناوین را مدیریت کنید. در حالت اول می‌توانید پس از اتمام سند عناوین را به آن اضافه کنید و در حالت دوم می‌توانید در حین پیش‌بردن سند، عناوین را مشخص کنید.

پس از اعمال‌ سبک عنوان، نوبت به افزودن فهرست مطالب می‌رسد. اولین کاری که باید انجام دهید این است که اشاره‌گر ماوس را در مکانی که می‌خواهید جدول ایجاد شود، قرار دهید. سپس به تب “References” بروید و گزینه “Table of Contents” را انتخاب کنید.
یک منو کشویی ظاهر خواهد شد. در این منو شما می‌توانید از سه نوع جدول پیش‌ساخته یکی را به‌دلخواه انتخاب نمایید.
تنها تفاوت بین Automatic Table 1 و Automatic Table 2 در عنوان آن‌ها است که به‌ترتیب “Contents” و “Table of Contents” هستند. انتخاب هر یک از این دو جدول درنهایت یک فهرست مطالب از نام عناوین خواهد ساخت.
اگر از منو کشویی “Table of Contents” گزینه “Manual Table” را انتخاب نمایید، یک تمپلیت یا قالب درج خواهد شد که شما باید شخصا آن را ویرایش نمایید.
در این فهرست مطالب متوجه خواهید شد که زیر هر عنوان، یک یا چند زیرسطح یا زیرعنوان وجود دارد. هر سطح نمایانگر یک سبک عنوان در سند شما است. بنابراین اگر از automatic table استفاده می‌کنید و در فهرست مطالب خود به زیرسطح نیاز دارید باید برای سطح 1 از heading 1، برای سطح 2 از heading 2 و برای سطح 3 از heading 3 استفاده کنید.

اگر هم می‌خواهید که فهرست مطالب شما بیشتر از این سه سبک عنوان را شامل شود باید از منوی کشویی که پس از کلیک بر روی دکمه “Table of Contents” ظاهر می‌شود گزینه “Custom Table of Contents” را انتخاب کنید.
در پنجره Table of Contents که باز خواهد شد بر روی دکمه “Options” کلیک کنید.
در پنجره Table of Contents Options در کنار هر سبک موجود (سبک‌های پیش‌ساخته ورد که از Heading 4 شروع می‌شود) که می‌خواهید استفاده کنید، سطح موردنظر خود را وارد نمایید. درنهایت بر روی “OK” کلیک کنید.

به‌روزرسانی فهرست مطالب

اگر زمانی قسمتی از محتویات ورد را حذف نمودید و یا بخش جدیدی به آن اضافه کردید، می‌توانید برای نمایش این تغییرات، فهرست مطالب را به سادگی به‌روزرسانی کنید. برای به‌روزرسانی فهرست مطالب ابتدا آن را انتخاب کنید بر روی منوی پاپ‌آ‌پی که ظاهر می‌شود “Update Table” را کلیک کنید و سپس انتخاب نمایید که آیا می‌خواهید فقط شماره صفحات و یا کل فهرست را تغییر دهید.
درنهایت برای اعمال تغییرات بر روی “OK” کلیک کنید.
حالا فهرست مطالب شما به‌روزرسانی شده است.

حذف کردن فهرست مطالب

حذف‌کردن فهرست مطالب آسان است. تنها کاری که شما باید انجام دهید این است که بر روی فهرست کلیک نمایید و سپس از منویی که ظاهر می‌شود، فلش کوچک را انتخاب کنید.
در انتها منو کشویی گزینه “Remove Table of Contents” را انتخاب کنید.

اکنون فهرست مطالب شما از ورد حذف خواهد شد.

نوشته چگونه در مایکروسافت‌ ورد یک فهرست مطالب را ایجاد و مدیریت کنیم؟ اولین بار در اخبار تکنولوژی و فناوری پدیدار شد.

اگر نیاز دارید تا در کلاس درس یا محل کار ارایه‌ای دهید و در آن نیز از جدول استفاده کنید، نگران نباشید زیرا مستقیما شما می‌توانید در پاورپوینت آنها را ایجاد نمایید. همچنین متداول است ابتدا جدول را در برنامه ورد آماده کرده و سپس در پاورپوینت قرار دهید. برای آشنایی با مراحل این کار تا انتهای این آموزش ساده همراه ما باشید.

برای شروع کار فایل‌ ورد که جدول در آن قرار دارد و فایل پاورپوینت که قرار است جدول را به آن منتقل کنید، باز نمایید. سپس جدول را در فایل ورد انتخاب کنید. برای انتخاب جدول باید نشانگر ماوس را بر روی خانه‌های جدول ببرید تا آیکن کوچکی در گوشه سمت چپ در بالا ظاهر شود و بتوانید با کلیک بر روی آن جدول را انتخاب کنید.

روش دیگر برای این کار، کلیک در یکی از خانه‌های جدول است تا تب Layout در بالای منوی نرم‌افزار ظاهر شود. سپس در بخش Table، بر روی گزینه Select کلیک کنید. با اینکار منوی آبشاری باز خواهد شد و در ادامه باید گزینه Select Table را انتخاب کنید تا تمام جدول به حالت انتخاب دربیاید. بعد از انتخاب جدول به تب Home بروید و دکمه Copy را بزنید و یا از صفحه کلید، دکمه‌های ترکیبی Ctrl + C را بفشارید.

اکنون به سراغ فایل پاورپوینت و اسلایدی که می‌خواهید جدول به آن منتقل شود، بروید. بر روی قسمتی که مایلید جدول قرار بگیرد کلیک کرده و از تب Home بر روی دکمه Paste کلیک کنید و یا از کلید‌های ترکیبی Ctrl + V استفاده کنید. به همین سادگی خواهید دید که جدول شما در فایل پاورپوینت ظاهر خواهد شد.

ویرایش و تغییر محتویات جدول نیز به همان سادگی کار در ورد خواهد بود. قطعا استفاده از جدول در ارایه، بر غنای کار شما و تفهیم بهتر اطلاعات به مخاطبین‌تان کمک شایانی خواهد نمود. البته لازم به ذکر است اگر در جدول اعداد فارسی تایپ کرده‌اید، مخصوصا اگر اعداد اعشاری نیز در آن وجود دارد، حتما یک بار تمام آنها را کنترل نمایید که جابه‌جا نشده باشند!

نوشته چگونه یک جدول را از ورد به پاورپوینت منتقل کنیم؟ اولین بار در وب‌سایت فناوری پدیدار شد.

به منظور جلوگیری از تغییر در محتوای متنی خاص در یک سند چه به صورت عمدی و چه تصادفی، قفل کردن تکست‌باکس‌ها یک راه بسیار خوب است. اما چگونه این کار را در نرم‌افزار ورد انجام دهیم؟

قفل کردن تکست‌باکس‌ها در ورد

این طور تصور کنید که مجبورید بر روی یک سند کار کنید در حالی که افراد دیگر نیز به آن دسترسی دارند و برای جلوگیری از دستکاری و ویرایش محتوای آن مایلید تکست‌باکس‌ها را غیر‌قابل ویرایش برای دیگران کنید. برای انجام چنین کاری باید به سراغ ابزار‌های تب Developer برویم. این تب به صورت پیش‌فرض مخفی است. پس در ابتدا باید این زبانه را از مخفیگاه خود بیرون بکشیم و در کنار دیگر تب‌های موجود در نوار‌ابزار قرار دهیم.

بدین منظور بر روی نوار‌ابزار راست کلیک کرده و گزینه Customize the Ribbon را انتخاب نمایید. سپس از منو‌ی Word Options تیک تب Developer را بزنید تا به تب‌های اصلی ورد افزوده شود. پس از فعال‌سازی این تب، سند مورد نظرتان که می‌خواهید تکست‌باکس‌های آن را قفل نمایید را باز کنید. سپس به تب Developer رفته و از بخش Protect گزینه Restrict Editing را انتخاب نمایید.

نکته: گزینه Restrict Editing در تب Review نیز در دسترس است اما تنها زمانی به نمایش در می‌آید که شما تب Developer را نیز فعال کرده باشید.

در قسمت سمت راست Restrict Editing، مجموعه مجوز‌ها برای محدود‌سازی تمام یا بخشی از نواحی سند در اختیار شما قرار دارد. در ادامه تیک کادر مقابل عبارت Allow only this type of editing in the document را در بخش Editing restrictions بزنید. سپس از منوی کشویی در همان بخش گزینه No (changes (Read only را انتخاب نمایید.

اکنون باید تمام قسمت‌ها و محتوای موجود در سندتان به غیر از تکست‌باکس‌هایی که می‌‌خواهید قفل شوند را انتخاب کنید. ساده‌ترین راه برای این کار زدن کلید‌های ترکیبی Ctrl + A است تا همه چیز در سند به حالت انتخاب در بیاید. سپس ضمن پایین نگه داشتن کلید Ctrl به منظور خارج کردن تکست‌باکس‌ها از حالت انتخاب، بر روی آنها کلیک کنید. بعد از انجام این کار، تیک کادر Everyone در زیر Exceptions را بزنید. با این اقدام، سایر افراد اجازه خواهند داشت بقیه محتوای سند را مورد ویرایش قرار دهند.

در نهایت گزینه Yes, Start Enforcing Protection را از پنل Restrict Editing انتخاب کنید. بعد از این کار از شما خواسته می‌شود یک رمز عبور به منظور حفاظت بیشتر از محتوای قفل شده وارد نمایید. پس از تایپ رمز عبور دلخواه بر روی OK کلیک کنید. اکنون اگر به محتویات سند نگاهی بیاندازید، مشاهده خواهید کرد که تمام بخش‌های سند‌تان قابل ویرایش بوده به جز تکست‌باکس‌هایی که به انتخاب خود قفل‌شان نموده‌اید. ضمنا برای حذف محدودیت‌های ویرایش اعمال شده بر روی تکست‌باکس‌های موجود در سند، بر روی دکمه Stop Protection از روی پنل Restrict Editing کلیک کنید.

نوشته چگونه در ورد تکست‌باکس‌ها را قفل کنیم؟! اولین بار در وب‌سایت فناوری پدیدار شد.

اگر به جمع مقادیر در یک جدول ورد نیاز دارید می‌توانید این کار را بدون استفاده از ماشین حساب و وارد کردن دیتا در اکسل انجام دهید. ورد قادر به انجام محاسبات ساده مانند جمع، ضرب و میانگین است.

محاسبه مجموع سطرها

فرض کنید جدولی مانند زیر دارید. در جدول، اطلاعاتی مانند تعداد واحدهای فروخته شده و قیمت هر واحد را دارید و می‌خواهید با ضرب آن‌ها به مجموع دست یابید.

برای این کار نشانگر ماوس را در بالاترین خانه خالی ستون Total بگذارید .
سپس به تب Layout در انتهای سمت راست روبان بروید و روی Formula کلید کلیک کنید.

در این مثال می‌خواهیم مقدار موجود در ستون Units را در ستون Unit Cost ضرب کنیم. برای این کار عبارت (PRUDUCT(LEFT= را در فیلد Formula می‌نویسم تا ضرب دو مقدار موجود در دو خانه سمت چپ خانه توتال محاسبه شود.
از کشوی Number Format، فرمت مورد نظر برای نشان دادن نتیجه را انتخاب کنید.

سپس برای قبول تنظیمات و وارد شدن نتیجه روی OK کلیک کنید.

نتیجه فرمول در خانه توتال نمایش داده می‌شود.

متاسفانه امکان محاسبه مجموع تمام خانه‌ها همزمان در ورد ممکن نیست و باید مجموع برای هر خانه جداگانه محاسبه شود.
در انتها یک جدول کامل خواهید داشت.

محاسبه مجموع ستون‌ها

محاسبه مجموع برای ستون‌ها به راحتی سطرها است. فرض کنید می‌خواهیم مجموع تمامی مقادیر ستون توتال را به دست بیاوریم. نشانگر ماوس خود را در آخرین خانه خالی ستون توتال قرار دهید. به تب Layout رفته و روی فرمولا کلیک کنید.
عبارت (SUM(ABOVE= را تایپ کنید.
پارامتر ABOVE به ورد می‌گوید که تمام مقادیر بالای خانه فعلی را با هم جمع کند. بر روی فرمت مناسب کلیک کنید و OK را بزنید.

مجموعه مقادیر ستون توتال در آخرین خانه ظاهر خواهد شد.

توجه: اگر سطر یا ستون جدیدی را به جدول اضافه کنید، مقادیر فرمولا به طور اتوماتیک آپدیت نخواهند شد. برای آپدیت روی مقدار کلیک راست کرده و گزینه Update Field را انتخاب کنید.
هنگام مدیریت دیتا در جداول هیچ نرم افزاری به خوبی اکسل وجود ندارد. ورد برای محاسبه مقادیر در جدول‌های کوچکی مانند مثال بالا کفایت می‌کند اما اگر به گزینه‌های بیشتری نیاز دارید بهتر است یک اسپردشیت واقعی اکسل را به ورد اضافه کنید.

نوشته چگونه سطر و ستون‌های جدول را در مایکروسافت ورد جمع ببندیم؟ اولین بار در وب‌سایت فناوری پدیدار شد.