استفاده از یک فرآیند اعتبارسنجی کارآمد برای کمپین های ایمیل مارکتینگ، ارسال ایمیل های موثر و عاری از اشتباه را تضمین خواهد کرد.

 

استفاده از یک فرآیند سیستماتیک و کارآمد برای اعتبارسنجی ایمیل از بروز هرگونه اشتباه و ایراد در کمپین ایمیل مارکتینگ شما جلوگیری خواهد کرد. در این حالت، فارغ از تعداد مشترکان فهرست ایمیل مارکتینگ تان می توانید مطمئن باشید که پیام برند به موثرترین و دقیق ترین شیوه ممکن انتقال داده می شود.

به منظور کسب بهترین نتایج، بررسی چندباره پیام ها از ابتدا تا به انتها توسط افراد مختلف می تواند به صحت، دقت و اثربخشی کمپین های شما کمک کند. استفاده از چک لیست ماقبل ارسالی که همه اصول و جزئیات اصلی را پوشش می دهد در کنار یک محتوای مناسب و حساب شده می تواند به مشترکان شما برای مراجعه و مراجعه مجدد انگیزه بدهد. بنابراین، پیش از فشردن دکمه ارسال برای هر ایمیل به مواردی که در این مطلب از بخش آموزش ایمیل مارکتینگ به آنها اشاره می شود توجه داشته باشید:

 

پیش عنوان

چک لیست پیش عنوان شما چهار مولفه اصلی دارد: نام فرستنده، آدرس فرستنده، عنوان و متن پیش نمایش. بهبود چنین مولفه هایی که نخستین تاثیر را بر ذهن مخاطب بر جای می گذارند باعث تقویت خوانایی و اثربخشی قسمت پیش عنوان ایمیل می شود و احتمال بازشدن و خوانده شدن ایمیل های شما را افزایش می دهد. بنابراین به منظور افزایش شانس بازشدن و دیده شدن ایمیل های خود اطمینان پیدا کنید که از پیش عنوان خوب و مناسبی استفاده می کنید که برند شما را برجسته تر نشان می دهد و با محتوای ایمیل همخوانی دارد.

1. نام فرستنده: آیا نام فرستنده واضح است و برند مربوطه را به تناسب نشان می دهد؟
2. آدرس فرستنده: آیا آدرس فرستنده با برند ارتباط پیدا می کند؟ آیا از آدرس noreply@ استفاده نکرده اید؟
3. عنوان ایمیل: آیا عنوان ایمیل شما تعامل برانگیز، شخصی سازی شده، مرتبط با محتوای ایمیل و به راحتی قابل هضم است؟
4. متن پیش نمایش: آیا برای اطمینان از نمایش صحیح متن پیش نمایش، آن را تست کرده اید؟ این متن به عنوان ضمیمه عنوان ایمیل، معمولاً یکی دو جمله اول متن ایمیل را در اینباکس مخاطب نشان می دهد، اما غالباً توجه لازم را از سوی تهیه کننده ایمیل دریافت نمی کند. این در حالی است که برای جلب توجه خواننده می توانید هر چیزی را در آن بگنجانید.

 

محتوای بالای ایمیل

این بخش که معمولاً بدون اسکرول کردن به سمت پایین قابل مشاهده است غالباً از لوگو، عنوان و متن ابتدایی یا مقدمه ایمیل تشکیل می شود. به کمک این مولفه ها تلاش می کنید تا پیش از آنکه خواننده کل پیام را مطالعه کند، فضای حاکم بر ایمیل را روشن کرده و با او ارتباط برقرار کنید. با بذل توجه ویژه به جلب توجه مخاطب با استفاده از پیام آغازین حساب شده و فراهم آوردن گزینه های عملیاتی واضح و مناسب در همان ابتدا می توانید زیربنای یک ارتباط موثر را پی ریزی کنید.

1. لوگو: آیا لوگوی برند برجسته است و به درستی به صفحه اصلی وبسایت شرکت لینک شده است؟
2. عنوان و متن مقدمه: آیا عنوان و متن آغازین ایمیل پیام را به وضوح به مخاطب انتقال می دهند؟ اطمینان پیدا کنید که این بخش با محتوای پیش عنوان شما تناسب داشته باشد، در معرض دید بوده و در همان ابتدا که هنوز توجه مخاطب را از دست نداده اید، او را دعوت به انجام یک اقدام عملی می کند.
3. شخصی سازی: آیا این کمپین ایمیلی را می توان به نحوی شخصی سازی کرد؟ در صورتی که پتانسیل این کار وجود دارد، حتماً آن را انجام بدهید. شخصی سازی کمپین ها و توجه به چیزهای ساده ای همچون استفاده از نام گیرنده باعث جلب توجه مخاطب و تقویت اثربخشی کمیپن شما می شود.

 

محتوای ایمیل

دومین بخش مهم کمپین ایمیل مارکتینگ شما متضمن کسب اطمینان از خوانایی مناسب ایمیل و عملکرد درست و مطلوب محتوا است. پیشنهادات، تصاویر و لینکها نیز باید در اولویت قرار بگیرند تا دریافت حداکثر میزان کلیک تضمین شود.

نکته کلیدی در اینجا فراهم آوردن محتوا و امکانات لازم برای انجام آسان و بدون دردسر کاری از جانب گیرنده است که در واقع مطلوب شما است. بنابراین، ارائه ایمیل های خوش نگاشت و عاری از اشتباه، دریافت کلیک و احتمالاً فروش و بازگشت سرمایه مورد نظر شما را تضمین خواهد کرد.

1. توضیحات یا عناوین محصولات یا خدمات: ارائه جزئیات نادرست درباره محصولات یا خدمات جدید دور از ذهن به نظر نمی رسد، بنابراین اطمینان پیدا کنید که همه چیز مبتنی بر واقعیت، از نظر دستوری درست و به آسانی قابل درک است.
2. تصاویر: آیا از تصاویر درست و مناسبی استفاده کرده اید و برای اوقاتی که تصاویر به هر دلیلی به نمایش در نمی آیند از متن های جایگزین یا alt واضح و قابل درک استفاده کرده اید؟
3. لینکها: اطمینان پیدا کنید که لینک همه پیشنهادات کلیدی ایمیل شما کار می کند. مواردی مانند دکمه های فراخوان به عمل باید برجسته به نظر برسند و به چشم بیایند و لینک ها و صفحات فرود نیز باید با عنوان ارائه شده همخوانی داشته باشند.

 

بخش فوتر ایمیل

شاید بتوان این بخش که حاوی اطلاعات برند، دلیل دریافت ایمیل و گزینه های مختلف دیگر است را به عنوان مهم ترین قسمت برای حفظ شهرت فرستنده (Sender Reputation) شما قلمداد کرد. به منظور ایجاد و حفظ یک رابطه ماندگار لازم است که گزینه های لغو ثبت نام و همچنین کانال های ارتباطی و اطلاعات کلیدی خود را در این بخش بگنجانید.

1. اطلاعات شرکت: آیا مشترکان شما اطلاع دارند که چگونه در فهرست ایمیل مارکتینگ شرکت شما قرار گرفته اند؟ آیا اطلاعات شرکت در این بخش قرار گرفته تا در صورتی که مشترکان به دنبال کسب اطلاعات بیشتری بودند به زحمت نیفتند؟ بخش فوتر باید حاوی جزئیات تماس، آدرس های شبکه های اجتماعی، اطلاعات برند و شرایط و ضوابط احتمالی شرکت باشد.
2. گزینه های فهرست ایمیل مارکتینگ: آیا همه لینک های فوتر ایمیل شما صحیح و به راحتی در دسترس هستند؟ آیا به اطلاعات خاصی که دانستن آنها برای مشترکان ضروری است لینک داده اید؟ در این زمینه، لینک لغو اشتراک اهمیت خاصی دارد، چرا که علاوه بر اینکه وجود آن بر طبق قوانین برخی از کشورها اجباری است، در صورت عدم وجود و عدم تمایل کاربر به دریافت ایمیل های شما، راحت ترین کار برای جلوگیری از دریافت ایمیل های آتی، علامتگذاری ایمیل به عنوان اسپم خواهد بود.

 

نمایش و سازگاری

از آنجایی که ایمیل های شما در دستگاه ها و پلتفرم های مختلفی خوانده خواهند شد، بررسی هر ایمیل در تمامی آن دستگاه ها و پلتفرم ها (یا حداقل برای موارد رایج تر) ضروری است. مراقب باشید که با سهل انگاری در تست ایمیل در پلتفرم های مختلف باعث از دست دادن کاربران ارزش آفرین تان نشوید. اطمینان پیدا کنید که همه چیز در همه جا به نحو مطلوب کار می کند.

1. تست دستی: ایمیل های خود را در دستگاه ها و برنامه های مدیریت ایمیل (مثل Outlook، جیمیل و گوشی های آیفون و اندروید) مختلف تست کنید تا ببینید که چطور به نمایش در می آید و مطمئن شوید که طراحی HTML شما با آن دستگاه ها و پلتفرم ها سازگار است. از این طریق و با فراهم آوردن بهترین تجربه کاربری، رضایت هر چه بیشتر مشترکان خود را تضمین می کنید.
2. تست خودکار: در اغلب سرویس دهنده های ایمیل مارکتینگ ابزاری برای تست ایمیل ها گنجانده شده که تنها با یک کلیک پیش نمایش ایمیل مورد نظر را در دستگاه ها و پلتفرم های مختلف نشان می دهد. طبیعتاً از آنجایی که احتمالاً نمی توانید تک تک دستگاه ها و پلتفرم هایی که کاربران شما از آنها استفاده می کنند را به صورت دستی تست کنید، این مورد از گزینه هایی است که در هنگام انتخاب سرویس دهنده خود باید به آن توجه داشته باشید.

 

آخرین بررسی ها

شاید در این مرحله با خود بگویید که مگر کار دیگری هم باقی مانده است؟ در عین حال باید به خاطر داشته باشید که تمرکز روی مواردی همچون محتوا و HTML ایمیل می تواند باعث شود که از ساده ترین موارد، همچون فهرست هدف و زمان بندی ارسال ایمیل غافل شوید.

1. مخاطبان هدف: آیا بخش مطلوبی از فهرست مشترکان خود را انتخاب کرده و هدف قرار می دهید، یا اینکه فقط تیری در تاریکی می اندازید و به این امید می نشینید تا به هدف مناسبی برخورد کند؟ برای هر ایمیل روی بخش ها و زیرمجموعه هایی از مشترکان خود تمرکز کنید که احتمال واکنش مثبت آنها نسبت به آن ایمیل بیشتر است و همینطور که جلو می روید، زیرمجموعه های دقیق تری را در فهرست ایمیل مارکتینگ خود ایجاد کنید.
2. زمان بندی: به منظور پیداکردن بهترین و مناسب ترین زمان برای ارسال ایمیل به مخاطبان خود تحقیق انجام بدهید و از تست های دوبخشی استفاده کنید.

 

به طور کلی، ایمیل مارکتینگ موفقیت آمیز مستلزم ایجاد تعادل بین یک نیاز و سرویس مهم و دسترسی به جامعه ای از مشترکان فعال و علاقمند است. این از طریق بهینه سازی و تقویت محتوای ایمیل و همچنین توجه به آموزش های ایمیل مارکتینگ و بهره برداری از بهترین روشها و امکانات موجود قابل حصول خواهد بود. ضمناً همیشه نسبت به استفاده از آیتم ها و مواردی که ایمیل شما را شبیه به ایمیل های اسپم می کنند هوشیار باشید و همه مولفه های هر ایمیل را برای پیداکردن اشتباهات احتمالی و عوامل دیگری که باعث کاهش تعامل کاربران می شوند چندین بار بررسی کنید.

به خاطر داشته باشید که تنظیم یک چک لیست برای کمپین های ایمیل مارکتینگ ضروری است، چرا که با جلوگیری از غفلت و از قلم افتادن موارد مورد نیاز و همچنین بروز اشتباهاتی که بر کمپین ایمیل مارکتینگ شما تاثیر منفی می گذارند به شما کمک خواهد کرد تا بهترین نتایج ممکن را به دست بیاورید.

 

نوشته آموزش ایمیل مارکتینگ: چک لیست یک کمپین ایمیل مارکتینگ صحیح و بی نقص اولین بار در مجله اينترنتی گويا آی‌تی پدیدار شد.

چنانچه با ما در بخش آموزش ایمیل مارکتینگ یا بازاریابی ایمیلی مجله گویا آی تی همراه بوده باشید، می دانید که در مقالات مختلفی به آموزش و شرح نکات مهم و سودمندی در رابطه با این نوع از بازاریابی پرداخته ایم. اما این مقاله آموزشی را برای کاربرانی گردآوری کرده ایم که در صدد قدم گذاشتن در مسیر ایمیل مارکتینگ و بهره برداری از مزایای منحصر به فرد آن هستند و مایلند که با مطالعه یک مقاله از تمامی نکات و پیش نیازها آگاهی پیدا کنند. چنانچه شما هم در این گروه قرار می گیرید، یا اینکه به دنبال کسب اطلاعات بیشتری در زمینه ایمیل مارکتینگ هستید، در ادامه این مطلب آموزشی با ما همراه باشید.

ما فرآیند کلی شروع و اجرای ایمیل مارکتینگ را به چهار بخش تقسیم می کنیم: مرحله پایش، مرحله فنی، پیاده سازی و اجرا، و امور جاری. حال به سراغ آموزش عملی ایمیل مارکتینگ می رویم و این مراحل کلی را شکافته و شرح می دهیم.

 

بخش اول: مرحله پایش

یک هدف مشخص کنید

تعیین هدف یا اهداف، یک بنیاد و شالوده برای همه مواردی است که در ادامه انجام خواهید داد. به این سوال پاسخ بدهید که از ایمیل مارکتینگ چه می خواهید. آیا فقط می خواهید که مطالب آموزشی ارائه بدهید؟ آیا به دنبال جذب مشتری راغب هستید؟ یا در صدد تبدیل مشتریان راغب به مشتری بالفعل هستید؟ پیش از آنکه به سراغ زیرساخت های ایمیل مارکتینگ بروید، باید هدف یا اهداف خود را تعیین کنید. با همه افرادی که نقشی در شرکت شما دارند جلسه بگذارید و مجموع خواسته های آنها را در قالب اهداف واضح برای ایمیل مارکتینگ خود ترسیم کنید. بدون کسب اطلاع و درک نیازهای عمومی شرکت نمی توانید انتظارات را برآورده سازید. در واقع، ترجیحاً باید روی این مورد و دو مورد بعدی در یک یا چند جلسه با تمامی بازیگران میدان به بحث و بررسی بنشینید.

 

یک مسئول تعیین کنید

هنگامی که فرآیند ایمیل مارکتینگ آغاز شد، مسئولیت کار بر عهده چه کسی خواهد بود؟ فرد یا تیم مورد نظر باید روی موفقیت فرآیندهای ایمیل مارکتینگ تمرکز کند. این همان فرد یا گروهی است که هر یک از کارکنان شرکت باید بتواند به او مراجعه کند و بپرسد که «وضعیت چطور است؟» در واقع، لازم و ضروری است که یک نفر این پروژه را رهبری کند و این رهبری و مدیریت را با قدرت و اطمینان انجام بدهد. این فرد (یا گروه) باید کسی باشد که با یادگیری مستمر، استفاده از بهترین روش ها و تماس با سایر فعالان دنیای ایمیل مارکتینگ مشکلی نداشته باشد.

 

سیستم و فرآیند ایمیل مارکتینگ فعلی (در صورت وجود) را ارزیابی کنید

به احتمال قریب به یقین، شرکت شما همین الآن هم از یک سیستم یا فرآیند ایمیل مارکتینگ استفاده می کند، اما اگر هدف شما تغییر یا به روز رسانی آن است و می خواهید که نقشی نو دراندازید، باید وضعیت کنونی آن را به دقت ارزیابی کنید. در واقع، باید بررسی کنید که آیا اصلاً سیستمی وجود دارد یا کار به صورت جسته و گریخته انجام شده است. باید از نقاط قوت و ضعف چیزی که در حال حاضر اجرا می شود اطلاع پیدا کنید تا متوجه شوید که از کجا باید شروع کنید.

از جمله مهم ترین سوالاتی که باید بپرسید می توان به این موارد اشاره کرد:

• آیا ایمیل ها به دست مخاطب می رسند؟ اگر پاسخ منفی است، چرا؟ هدف، همیشه تحویل ۱۰۰ درصدی ایمیل های ارسالی است، هر چند که همیشه عملی نیست. ببینید که اوضاع و احوال شاخص های تحویل چطور است و از اینجا سایر مشکلات را پیدا کنید.
• آیا سرویس دهنده ای هست که تأخیر داشته باشد؟ آیا متوجه تغییری در آمار و ارقام تحویل ایمیل شده اید که با منطق جور در نمی آید؟ اغلب مردم در همان روزی که ایمیل را ارسال می کنید پیام تان را باز می کنند، بنابراین چنانچه مشاهده کردید که مثلاً دو روز بعد از تاریخ ارسال، ناگهان آمار بازشدن ایمیل ها بالا رفت، باید به دنبال دلیل این تأخیر باشید. شاید این تاخیر از سمت شما (سرور فرستنده) و یا از سمت گیرنده (جیمیل، هاتمیل یا سایر سرویس دهنده ها) باشد.
• آیا پیام های شما به خاطر آدرس های قدیمی یا اشتباه برگشت (Bounce) می خورند؟ اگر برای کاربری ایمیل می فرستید که دامنه آدرس ایمیلش مثلاً com است، طبیعتاً نباید انتظار داشته باشید که آن ایمیل به دست کسی برسد. درصد پایین تحویل ایمیل ها باعث تاثیر منفی بر شهرت شما به عنوان فرستنده (شهرت فرستنده یا Sender Reputation) خواهد شد و به نوبه خود، ورود به اینباکس مخاطب را دشوارتر خواهد کرد. آدرس های تکراری را حذف کنید، غلط های املایی تصادفی یا عمدی را پیدا کنید، و در صورت امکان به منظور حذف آدرس های اشتباه یا تقلبی از یک سرویس بررسی سلامت فهرست استفاده کنید.
• آیا مشترکان شما اشتراک خود را لغو می کنند؟ چرا؟ چنانچه سیستم موجود این قابلیت را دارد که دلیل لغو اشتراک مشترکان فعلی را جویا شود (و آنها هم صادقانه پاسخ می دهند)، از این اطلاعات می توانید برای بهینه سازی فرآیندهای آتی استفاده کنید. در غیر اینصورت، باید موارد متعددی مانند عنوان، متن، تصاویر و موارد دیگر را بررسی کنید. ما در ادامه این مقاله از بخش آموزش ایمیل مارکتینگ به این مباحث هم خواهیم پرداخت، اما در هر صورت باید از میزان کنونی لغو اشتراک تان اطلاع داشته باشید. حجم بالای لغو اشتراک به معنی نیاز به انجام تغییرات بنیادین و اساسی خواهد بود.
• آیا کاربران با ایمیل های شما عملاً تعامل دارند؟ آیا آنها را باز کرده و روی لینک یا لینک های مورد نظر کلیک می کنند؟ البته این به هدف شما از ارسال ایمیل هم بستگی دارد. چنانچه فقط مدیریت ایمیل های تراکنشی (مثلاً رسید خرید، تایید سفارش، فاکتور) مد نظرتان است، نیازی نیست که نگران کلیک باشید. اما اگر به دنبال فروش از طریق ایمیل هستید، باید روی کلیک (و تحویل و مقدار کم لغو اشتراک) تمرکز کنید.
• آیا ایمیل شما در بلک لیست یا فهرست سیاه قرار گرفته است؟ به زبان ساده، بلک لیست یعنی سرور و سرویس دهنده ها به ایمیل شما نگاهی انداخته اند و به این نتیجه رسیده اند که بی معنی، آزاردهنده یا خطرناک است و تصمیم گرفته اند که از این پس ایمیل هایی که ارسال می کنید را به کسی تحویل ندهند. اگر وارد بلک لیست بشوید، هیچ چاره ای نخواهید داشت جز اینکه از نو شروع کنید، چرا که شهرت تان لکه دار شده و باید برای بازیابی آن سرمایه گذاری کنید. توجه کنید که شاید اگر در یک مدینه فاضله زندگی می کردیم، فقط اسپمرها و افراد خطرناک در بلک لیست قرار می گرفتند، اما در دنیای ما بسیاری از شرکت ها و سازمانهایی که در مبحث ارسال ایمیل افتضاح به بار آورده اند یا فقط نمی دانسته اند که چکار می کنند و سهل انگاری کرده اند هم سر از این فهرست ها در می آورند. در هر صورت، اگر دامنه ایمیل شما در بلک لیست قرار دارد، بخش «فرآیند بررسی و حل مشکل» از این مطلب از مجموعه آموزش ایمیل مارکتینگ را مطالعه کنید.
• شهرت فرستنده فعلی را ارزیابی کنید و برآن نظارت داشته باشید. «شهرت فرستنده» اساساً یک امتیاز مخفی است که به آی پی ارسال شما تعلق می گیرد. علیرغم اینکه الگوریتم های سرویس دهنده های ایمیل محرمانه باقی مانده است، اما با مدیریت دقیق و درست امور فنی دامنه، تولید و تنظیم محتوا، و ساماندهی حساب شده آدرس های کاربران می توانید شهرت خود را به حداکثر برسانید. چنانچه خواستید که از یک پلتفرم شخص ثالث برای ایمیل مارکتینگ خود استفاده کنید، اطمینان پیدا کنید که سرویس دهنده ای که انتخاب می کنید خودش شهرت خوبی داشته باشد. از گزینه های مورد نظر بپرسید که برای حفظ شهرت خود و کاربران شان چه می کنند و با کاربرانی که عمداً اسپم می فرستند چه برخوردی انجام می شود و آیا نحوه این برخورد با مدیریت کاربرانی که تصادفاً اسپم فرستاده اند تفاوت دارد یا خیر؟

 

یک سرویس دهنده ایمیل انتخاب کنید (در صورت تمایل)

عوامل متعددی در تصمیم گیری برای انتخاب یک سرویس دهنده (ESP=Email Service Provider) دخیل هستند. البته همه شرکتها هم به استفاده از یک سرویس دهنده شخص ثالث نیاز یا تمایل ندارند. کاری که این سرویس دهنده ها انجام می دهند این است که مدیریت، آمارگیری و پیاده سازی و اجرای فرآیندهای ایمیل مارکتینگ شما را تسهیل و کارآمدتر می کنند. در هر صورت، برای اتخاذ تصمیم خود برای استفاده از خدمات آنها باید به این سوالات پاسخ بدهید:

• مقیاس ESP مورد نیاز من در چه حد و اندازه ای باید باشد؟ آیا به پشتیبانی فوری و به اصطلاح یک به یک نیاز دارید؟ آیا باید میلیون ها ایمیل بفرستید یا اینکه تعداد ایمیل های شما زیاد نیست؟ اطمینان پیدا کنید که مقیاس نیازهای شما با مقیاس و توان شرکت مورد نظر هماهنگ است. ضمناً دریافت مشاوره و رجوع به مشتریان فعلی گزینه های مورد نظر خود را فراموش نکنید.
• برنامه شما برای استفاده از فناوری چه سبک و سیاقی دارد؟ آیا شرکت شما به سمت استفاده از فناوری های نوین می رود؟ آیا بخش آی تی شرکت شما می تواند مدیریت امور فنی را برعهده بگیرد؟ با استفاده از سیستم ابری (cloud) مشکلی ندارید؟ شاید هم مایلید که همه برنامه ها و سیستم ها روی رایانه های شرکت نصب شود. در هر صورت باید سیستمی را انتخاب کنید که شرکت شما با آن بیشتر احساس راحتی می کند.
• به چقدر داده و اطلاعات نیاز دارید؟ آیا به مدلسازی داده نیاز خواهید داشت؟ آیا اطلاع از جزئیات برای شما یک ضرورت است؟ آیا مایلید که به داده های خام دسترسی داشته باشید؟ اگر پاسخ تان به این سوالات مثبت است، باید به دنبال سرویس دهنده ای باشید که امکانات گسترده تری را در مبحث مدیریت داده در اختیار شما قرار می دهد. با دست اندرکاران شرکت صحبت کنید تا ببینید که چه نوعی از گزارش دهی برای آنها مطلوب است، موارد مورد نظر خود را هم با آنها در هم بیامیزید تا به نتیجه مورد نظر دست پیدا کنید.
• آیا برای سرمایه گذاری زمانی و ریالی آمادگی دارید؟ نیاز به صرف هزینه به هیچ وجه موقتی یا نزولی نیست. ضمناً بسته به نیازها و خواسته های شما از سرویس دهنده، این هزینه ها می تواند کمرشکن باشد. سرویس های خودکارسازی یا اتوماسیون هم معمولاً گرانتر هستند. به علاوه، سرویسی که می گیرید نباید بر اساس شرایط فعلی باشد، بلکه باید برای فردا سرمایه گذاری کنید. لذا برای هزینه کردن باید آماده باشید.
• آیا ایمیل های سرویس دهنده به طور پیش فرض ریسپانسیو یا واکنشگرا است؟ ایمیل شما غالباً در یکی از دستگاه های همراه یا موبایل خوانده می شود، بنابراین از شرکتی سرویس بگیرید که قالب های واکنشگرا دارد و امکان تست و پیشنمایش قبل از ارسال را نیز فراهم می کند.

 

بخش دوم: امور فنی

سیستم های اعتبارسنجی سامانه ارسال ایمیل

Authentication یا اعتبارسنجی یکی از مهم ترین مولفه های ایجاد و حفظ یک شهرت مثبت در نزد سرویس دهنده ها و سرورهای ایمیل است. رایج ترین مراحلی که باید به منظور اعتبارسنجی در سیستم ارسال خود بگنجانید عبارتند از Domain Keys Identified Mail (DKIM) و Sender Policy Frameworks (SPF). DKIM ایمیل های شما را به اصطلاح sign یا امضا می کند و نشان می دهد که فرستنده آنها معتبر است، و SPF نیز اینکه ایمیل شما از یک آی پی معتبر ارسال شده را بررسی می کند. چنانچه در فرآیند انتقال به یک سرویس دهنده ایمیل مارکتینگ شخص ثالث، SPF خود را آپدیت نکنید، سرویس دهندگان اینترنت و سرورهای ایمیل شما را به عنوان یک فرستنده جعلی قلمداد خواهند کرد. در این حالت، آنها تصور می کنند که یک اسپمر اطلاعات و هویت شما را جعل کرده و پیام های شما را به عنوان اسپم شناسایی خواهند کرد. توجه کنید که DKIM و SPF یکی نیستند و باید به هر دو توجه داشته باشید.

یک اعتبارسنجی دیگر هم با نام Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance (DMARC) یا تایید، گزارش و تطبیق ایمیل بر اساس دامنه هم وجود دارد. این سیستم با کمک به سرویس دهنده های اینترنت برای مدیریت ایمیل در شرایطی که اعتبارسنجی به درستی عمل نمی کند از کاربران محافظت می کند. در واقع، از آنجایی که گاهی اشتباهات یا مسائل امنیتی پیش می آید، DMARC تلاشی است تا در صورتی که اعتبارسنجی پیام مورد نظر با مشکل مواجه شد، هر دو طرف در جریان وضعیت موجود قرار بگیرند.

 

به روزرسانی رکورد SPF (و آی دی فرستنده)

این را می توان به عنوان بخش دوم مورد بالا در نظر گرفت، اما نیاز به توضیح بیشتری دارد. چنانچه از یک سرویس دهنده ثالث استفاده می کنید، به منظور اطمینان از وجود مجوزهای لازم برای آی پی اشتراکی یا اختصاصی که شخصاً تحت کنترل شما نیست باید این به روزرسانی انجام شود. در غیر اینصورت، ایمیل شما به عنوان اسپم شناسایی شده و به جایی که باید، نمی رسد. سرویس دهنده شما باید یک راهنما برای روش خاص به روزرسانی رکورد SPF خود داشته باشد، لذا اطلاعات درست را از بخش خدمات مشتریان دریافت کنید و آنها را در اختیار تیم آی تی قرار بدهید.

ضمناً به عنوان حرکت دیگری که حاکی از مهارت و دقت نظر شماست و به منظور افزایش تحویل پذیری ایمیل ها، بد نیست که SPF به روزشده خود را به یک رکورد آی دی فرستنده (Sender ID) جدید یا به روزشده تبدیل کنید. اساساً این نسخه مایکروسافت برای اعتبارسنجی ایمیل و مشابه با SPF است، اما با آن یکی نیست. البته اهمیت این رکورد کمتر از SPF است، اما اگر می خواهید که وضعیت بهتری برای آدرس های Outlook، Exchange و Hotmail داشته باشید، این مورد را از قلم نیندازید.

 

SPF (و Sender ID) به روز شده را به رکورد DNS اضافه کنید

ببینید که مدیریت DNS شرکت بر عهده چه کسی است و با مراجعه به وی، کار اعتبارسنجی و به روزرسانی DNS را به انجام برسانید. در صورتی که DNS دامنه شرکت با اطلاعات SPF و Sender ID به روز نشود، از آنجایی که دامنه شما اطلاعاتی که با ایمیل می فرستید را تایید نمی کند، باز هم احتمال شناسایی به عنوان اسپم وجود خواهد داشت. از آنجایی که تنظیمات اشتباه در DNS می تواند سایت شرکت را از کار بیندازد، توصیه می شود که شخصاً برای به روزرسانی آن اقدام نکنید و از یک کاربلد کمک بگیرید.

 

ارائه مجوز یا افزودن به وایت لیست

بسیار خوب، اعتبارسنجی را انجام داده اید و DNS را هم آپدیت کردید، اما به دلایلی هنگامی که ارسال ایمیل را تست می کنید، پیام دریافت نمی شود، یا اینکه در پوشه اسپم قرار می گیرد. در این حالت، علیرغم اینکه هر ایمیلی که می فرستید عملاً از طریق سرورهای ESP شما ارسال می شود، و البته شما هم به آن مجوز استفاده از مشخصات تان را داده اید، اما باز هم گاهی مشکلاتی پیش می آید. اساساً اتفاقی که می افتد این است که در ESP خود آدرسی را انتخاب می کنید که مَجازاً از دامنه شما استفاده می کند. البته که این کار را انجام می دهید تا کاربران تان بدانند که شما فرستنده ایمیل هستید و نه ESP. این روندی است که باید اتفاق بیفتد، اما در عمل هنگامی که ESP از سرورهای خود یک ایمیل به سرور شما می فرستد، سرور شما آن را بررسی می کند و متوجه می شود که با وجود اینکه آن پیام ادعای آن را دارد که داخلی است، اما از یک دامنه خارجی ارسال شده است. کاری که باید انجام بدهید این است که با اضافه کردن دامنه فرستنده به وایت لیست تان (برای کسب اطلاعات بیشتر به ESP خود رجوع کنید) از سیستم بخواهید که مجوز عبور این پیام را صادر کند. به خاطر داشته باشید که فقط به این دلیل که سرور شما آن ایمیل را به عنوان اسپم تشخیص می دهد به این معنی نیست که سرورهای دیگر هم همین کار را خواهند کرد. در هر صورت، تحویل ایمیل مورد نظر را با استفاده از آدرس های داخلی و خارجی امتحان کنید.

 

فهرست کاربران خود را آپلود کنید

پس از آنکه پایگاه داده کاربران یا همان فهرست تان را از مرحله سلامت سنجی عبور دادید، باید فهرست سالم کاربران تان را در برنامه ESP وارد کنید. اطمینان پیدا کنید که همه متغیرهای بالقوه برای بخش بندی (مثل موقعیت، جنسیت، سن، نوع کاربر،سوابق خرید) در پایگاه داده شما موجود است. ضمناً آخرین تاریخ به روزرسانی را نیز ثبت کنید.

 

اطلاعات مربوط به لغو اشتراک را آپلود کنید

بسیار خوب، اطلاعات کاربران را پاکسازی کرده اید و همه ایمیل های تکراری، قدیمی و جعلی را هم حذف کرده اید، اما آیا کاربرانی که اشتراک خود را لغو کرده اند را به نحوی در سیستم مشخص کرده اید که برای ESP مشخص باشد که نباید برای آنها ایمیل بفرستد؟ یکی از مواردی که در هنگام تغییر پلتفرم مورد استفاده از قلم می افتد همین مرحله است، اما برای حفظ شهرت فرستنده و به حداقل رسیدن اعتراضات باید این اطلاعات را نیز به نحوی که برای سیستم ESP قابل تشخیص باشد وارد کنید.

 

بخش سوم: پیاده سازی و اجرا

بررسی مجدد اطلاعات

حال که یک پلتفرم جدید دارید که عاری از هرگونه مشکل یا سابقه منفی است، بهترین زمان است که نگاه دوباره ای به اطلاعات و فهرست تان بیندازید و از سلامت آنها مطمئن شوید. اطمینان پیدا کنید که می دانید که چگونه می خواهید کاربران تان را بخش بندی کنید و مطمئن شوید که متغیرهای لازم برای بخش بندی را در اختیار دارید. ضمناً بررسی کنید که کدام کاربران فعال هستند (بر مبنای آخرین زمان فعالیت که بازه زمانی آن بسته به کسب و کار و صلاحدید شما قابل تغییر است) و کدام ها را باید وارد یک فرآیند فعالسازی مجدد کنید تا مطمئن شوید که ارسال ایمیل برای آنها می تواند منفعتی داشته باشد.

در ابتدای کار بهتر است که ارسال ایمیل را فقط به کاربران فعال تان محدود کنید، چرا که ایجاد یک زمینه مناسب برای شکل گیری یک شهرت خوب در آینده به نفع شما خواهد بود. هنگامی که همه ایمیل های شما خوانده شده و کلیک می خورند، سرویس دهنده ها شما را به عنوان فرستنده اطلاعات مورد نیاز و سودمند برای کاربران شناسایی می کنند و سابقه خوبی دست و پا می کنید. لذا کاربران فعال را شناسایی کنید و آنها را به نحوی در سیستم علامت بزنید. از آنها مراقبت خاص به عمل بیاورید و اطمینان پیدا کنید که داده های موجود درباره آنها دقیق و صحیح است. هر چه بیشتر بررسی کنید، در آینده بیشتر به نفع تان خواهد بود.

 

با توجه به جزئیات، بخش بندی کنید و زیرمجموعه بسازید

مزیت عمده استفاده از خدمات یک ESP یا پلتفرم اتوماسیون ایمیل مارکتینگ این است که امکان مانور شما روی اطلاعات کاربران تان بیشتر می شود. در واقع، به ندرت اتفاق می افتد که بخواهید یک ایمیل را برای کل اعضای موجود در پایگاه داده تان ارسال کنید، چرا که علاوه بر محدودیت های موجود و عدم نیاز به این گونه ارسال های انبوه، احتمال لغو اشتراک و شکایات اسپم بیشتر می شود. لذا به منظور افزایش احتمال تحویل، بازشدن و کلیک در ایمیل ها، باید اعضای فهرست کلی خود را با توجه به متغیرهایی که در بالا به بخشی از آنها اشاره شد، به گروه های مختلفی تقسیم کنید و برای هر گروه متناسب با همان متغیرها ایمیل ارسال کنید. به عنوان مثال، می توانید یک فهرست از کاربران جدید و فهرست دیگری از کاربران مسبوق به سابقه ای که از شما خرید داشته اند بسازید.

بهتر است که با شاخص های عام تر مثل جنسیت، سن و موقعیت جغرافیایی شروع کنید و در ادامه با کسب اطلاعات بیشتر در مورد سوابق خرید، میانگین ارزش تراکنش ها و میزان تکرار خرید، گروه های خاص تری را ایجاد کنید.

 

استفاده از اتوماسیون و خودکارسازی ایمیل ها

سرویس دهنده ایمیل (ESP) شما باید گزینه هایی داشته باشد که به شما اجازه می دهد تا برای امور روتین در مدیریت خرید (مثل یادآوری سررسید انقضای سرویس) یا با توجه به اعمال و رفتار کاربر (مثلاً ارسال ایمیل های تبلیغی با توجه به محصولاتی که یک کاربر اخیراً از آنها بازدید کرده است) به طور خودکار برای وی ایمیل ارسال کنید. البته عملکرد و قابلیت های سیستم های اتوماسیون در پلتفرم ها و ESP های مختلف با هم تفاوت دارد، لذا این مورد را از همان ابتدا در ویژگی های مورد نظر برای انتخاب سرویس دهنده بگنجانید. پیشنهاد می کنیم این مطلب و این مطلب را نیز از مقالات بخش آموزش ایمیل مارکتینگ بخوانید.

 

استفاده از بهترین روشها در طراحی و محتوا

و بالاخره به جایی می رسیم که از دیدگاه بسیاری از مردم، نقطه آغازین ایمیل مارکتینگ است. البته علت غفلت از مراحل قبل این است که مواردی که به آنها اشاره کردیم در اینباکس کاربران قابل مشاهده نیست. مواردی که در ادامه به آنها اشاره می کنیم بسیار مهم هستند، اما به هیچ وجه نباید در مورد موارد قبلی سهل انگاری کنید. در واقع، بدون یک بنیاد و شالوده قوی، طراحی و محتوای شما آنطور که باید نمی تواند تاثیرگذار باشد.

ما در بخش آموزش ایمیل مارکتینگ مطالب متعددی را در رابطه با این بخش منتشر کرده و خواهیم کرد و در اینجا هم به طور فشرده نکاتی را مطرح خواهیم کرد:

• ترجیحاً ایمیل خود را برای یک فضای ۶۰۰ در ۲۰۰ پیکسلی طراحی کنید. اساساً این یک اندازه استاندارد نمایش در اغلب برنامه های مدیریت ایمیل است. طراحی واکنشگرا اهمیت دارد، اما استفاده از این ابعاد ظاهر مناسب ایمیل شما را در برنامه ها و پلتفرم های مختلف حفظ خواهد کرد. برای کسب اطلاعات بیشتر در زمینه طراحی ایمیل، مقاله های اصول و محدودیت های طراحی ایمیل و ۱۳ نکته مهم برای طراحی بهترین ایمیل های HTML را مطالعه کنید.
• از عناوین جذاب استفاده کنید و در عنوان ایمیل (و البته در همه جا) صادق باشید و به استفاده از کلک و ترفند متوسل نشوید. در قسمت های قبل در مورد اهمیت شهرت فرستنده صحبت کردیم. این مورد هم دقیقاً روی همین شهرت تاثیر می گذارد. برای اینکه عنوان مناسب و جذابی بنویسید، مقاله چگونه عنوان ایمیل بنویسیم: ۵ اصل اساسی عناوین ایمیل هایی که خوانده می شوند از بخش آموزش ایمیل مارکتینگ را مطالعه کنید.
• استفاده درست و به جا از لینکها. کاربران شما نمی توانند به وبسایت تان مراجعه کنند و کاری که می خواهید را انجام بدهند، مگر اینکه لینک های مورد نظر را در اختیارشان گذاشته باشید. در عین حال، نباید زیاده روی کنید: افراط در استفاده از لینک ها باعث می شود که ایمیل شما از دید فیلترهای ضد اسپم، اسپم به نظر برسد. در هر پاراگراف فقط یک لینک قرار بدهید و اطمینان پیدا کنید که لینک مورد نظر واقعاً ظاهر لینک دارد.
• از یک متن مختصر و مفید با قابلیت مرور سریع استفاده کنید و ساده و قابل هضم بنویسید. برای تهیه و تنظیم یک متن بهتر، مطلب چگونه مخاطب را ترغیب کنیم تا متن ایمیل ما را بخواند را مطالعه کرده و به خوانایی متن توجه داشته باشید.
• در استفاده از تصاویر زیاده روی نکنید. هرگز ایمیلی را ارسال نکنید که فقط حاوی یک تصویر بزرگ است و هیچ پیامی را در تصویری نگنجانید که مخاطب برای انجام عمل مورد نظر شما لزوماً باید آن را مشاهده کند (مثلاً پیام های اینجا کلیک کنید یا سفارش بدهید). در این راستا از مطالعه این مطلب و همچنین این مطلب از بخش آموزش ایمیل مارکتینگ غافل نشوید.
• از فراخوان به عمل های جذاب و تعامل برانگیز استفاده کنید و این مطلب و این مطلب را مطالعه کنید.

 

امکان لغو اشتراک را در دسترس قرار بدهید و به خواسته کاربر احترام بگذارید

درخواست های لغو اشتراک کلی یا جزئی (یعنی لغو اشتراک از بخشی از ایمیل ها) را در اسرع وقت پردازش کنید. اساساً حالت ایده آل، پردازش آنی و تغییر فوری اطلاعات کاربر برای تطابق عملکرد سیستم با خواسته وی است. ضمناً همانطور که در مطالب قبلی بخش آموزش ایمیل مارکتینگ هم اشاره کرده ایم، امکان لغو اشتراک از برخی از موضوعات و انواع ایمیل و همچنین تغییر تناوب دریافت ایمیل ها را نیز فراهم کنید. چه بسا همین با خواسته مشترک بیشتر هماهنگ باشد و از لغو ثبت نام وی جلوگیری کند.

 

امتحان کنید، آزمایش کنید، تست کنید!

هنگامی که به این مرحله رسیدید و همه آیتم های محتوایی، قالب ها و بخش بندی کاربران آماده و وارد ESP شد، به کارگیری عملی آنها را با تست در قالب گروه های کوچک شروع کنید. چیزی که آماده کرده اید را با یک گروه آزمایشی (که چند نفر از کارکنان داخلی شرکت هم عضو آن هستند) امتحان کنید. عملکرد آن را بررسی کنید تا مشکلات احتمالی در رابطه با تحویل پذیری، محتوا، نحوه نمایش یا تعامل آشکار شود. مسائل موجود را رفع و رجوع کنید و دوباره با یک محتوای جدید آزمایش خود را اجرا کنید.

هنگامی که مطمئن شدید که تحویل پذیری و میزان تعامل مناسبی خواهید داشت و سیستم اتوماسیون به درستی کار می کند، یک نفس عمیق بکشید و کار خود را رسماً آغاز کنید. موفق و پیروز باشید! البته متاسفانه این آخر کار نیست…

 

بخش ۴: امور جاری

هیچ چیز خوبی در زندگی به آسانی به دست نمی آید، و حفظ بهره وری و کارآمدی ایمیل مارکتینگ هم به آسانی میسّر نخواهد بود. در ادامه به برخی از مهم ترین مواردی که به عنوان کارهای روتین و جاری باید انجام بدهید اشاره خواهیم کرد:

 

درستی ایمیل ها را در زمان ثبت نام بررسی کنید

همه می دانیم که مردم در بعضی از اوقات ایمیل های خود را به درستی تایپ نمی کنند، و بعضی وقتها هم از آنجایی که به دریافت ایمیل تمایلی ندارند، عمداً اطلاعات نادرست وارد می کنند. برای جلوگیری از ثبت چنین آدرسهایی در فهرست ایمیل مارکتینگ خود حتماً از سیستم بررسی محتوای درج شده در قالب [email protected] استفاده کنید. از این هم بهتر آن است که از فرآیند ثبت نام دومرحله ای استفاده کنید.

 

فهرست خود را به طور مرتب پاکسازی کنید

حداقل دو یا سه بار در سال اطلاعات و آدرس هایی که دارید را بررسی کنید و کاربرانی که هرگز ایمیل های شما را باز نکرده اند را حذف کنید، چرا که آنها نه تنها به شما سودی نمی رسانند، بلکه بر نرخ بازشدن ایمیل ها و بر شهرت شما نیز تاثیر می گذارند.

 

عضویت در سایر فهرست ها

شاید لازم باشد که در این مورد کمی حساسیت به خرج بدهید، اما در هر صورت اگر مخاطب بسیار فعالی دارید که تعامل بالایی با ایمیل های شما دارد، هر از چندگاهی می توانید برای وی پیام هایی ارسال کنید و پیشنهاد بدهید که در زیرمجموعه های دیگری از فهرست شما هم عضو شود.

 

کسب اجازه

اگر قرار باشد که فقط یک چیز از این مقاله (بسیار) طولانی مبتنی بر آموزش ایمیل مارکتینگ یاد بگیرید، آن مورد باید این باشد که به مخاطب خود احترام بگذارید. در همین راستا باید فقط برای افرادی ایمیل بفرستید که رأساً نسبت به دریافت ایمیل از جانب شما ابراز تمایل کرده اند. بنابراین، به هیچ عنوان فهرست آماده نخرید و به افرادی که خودشان درخواست نکرده اند و به کسب و کار شما تمایلی نداشته اند ایمیل ارسال نکنید. لازم و ضروی است که در همه حال روی تجربه کاربری تمرکز کنید. حتی در مواردی که احساس می کنید ایمیل های شما کاملاً به نفع مخاطب بوده و به اصطلاح ارزش آفرین هستند، باز هم با پیامی به این مضمون کسب اجازه کنید: «مایلیم ایمیلی مانند “این” را برای شما ارسال کنیم. آیا با دریافت آن مشکلی ندارید؟ به فلان دلیل به نفع شما است.» باز هم تاکید می کنیم که اگر مشترک شما اشتراکش را لغو کرد، به این خواسته وی احترام بگذارید. این بیشتر به نفع شماست تا او.

بسیار خوب، به انتهای آموزش گام به گام ایمیل مارکتینگ رسیدیم. ما در این مقاله سعی کردیم تا به مهم ترین مباحث ایمیل مارکتینگ برای قدم گذاشتن در این حیطه بپردازیم. چنانچه چیزی هست که می توانید به این مطلب اضافه کنید، لطفاً حتماً آن را در بخش دیدگاه ها با ما در میان بگذارید.